Как разбить бизнес по функциям

Наводим порядок в компании селлера

Давай познакомим тебя с селлером Женей. Пару лет назад он начинал свой бизнес с нуля и в одиночку занимался всеми задачами: логистикой, продвижением, аналитикой, закупкой. Теперь у Евгения есть своя команда.

У каждого в ней есть свои задачи, никто не филонит, и все же происходит что-то не то: регулярно случаются перебои в работе, а уход сотрудника становится концом света.

Евгению нужно навести порядок в хаосе и создать систему. О том, как это сделать и превратить работу компании в хорошо отлаженный и надежный механизм, поделились специалисты РУС Квант. В статье расскажем, зачем нужно разделять бизнес по функциям и как это сделать самостоятельно.

Кому полезно разделить бизнес по функциям

Подробнее о трудностях в компании Жени:

1. Каждый сотрудник знает только свои функции и обязанности. Если возникают вопросы, которые к нему не относятся, он не знает, к кому обращаться.
2. Сотрудники не всегда знают конечный результат, который они производят. К примеру, менеджер маркетплейса думает, что результат его деятельности — продвижение товаров, а не увеличение продаж.
3. Развитие организации хаотичное. Не понятно, как масштабироваться, какая функция перегружена, где требуется больше людей. Действия предпринимаются только тогда, когда уже нужно «тушить пожары».
4. Частые конфликты. Споры в стиле «Кто виноват?» и «Это не входит в мои обязанности».

Если тебе это тоже знакомо, то информация ниже будет полезна. Сейчас попробуем разложить все по полочкам.

Бизнес, разделенный по функциям — как это?

Сделаем перерыв на кофе. Допустим, у нас есть кофейный автомат, который делает вкусный, ароматный напиток, как только пользователь нажмет на нем кнопку. Результат работы этого автомата — чашка приготовленного кофе.

Мы не специалисты по кофейным аппаратам, но предполагаем, что в его составе есть следующие функциональные блоки: бачок с водой, водонагреватель, мельница, перемалывающая зерна, и т. д.

Представь, что в этом аппарате вышла из строя мельница, которая перемалывает зерна. Без этой мельницы аппарат не сможет выдавать тот результат, который мы от него ожидаем — вкусный кофе. Чтобы решить эту проблему, мы заказываем новую мельницу, у которой будет такой же тип, как и у старой, чтобы она функционально подошла к кофейному аппарату. Если новая мельница технически исправна, то, установив ее, мы получим рабочий аппарат и долгожданный напиток.

Хотя мельница физически уже совсем другая, она, возможно, сделана из другого материала или даже на другом заводе, но в этом кофейном аппарате она позволит на выходе получить кофе.

Так же и в системной компании, когда мы разделяем деятельность на функции. Если вдруг происходит потеря сотрудника, на его место очень просто поставить другого. При этом производимый компанией результат будет прежним.

Как разделить бизнес по функциям и навести порядок в компании

Определить схему компании — это первый и самый важный шаг к систематизации бизнеса. Он нужен, чтобы увидеть компанию со стороны. Так легче определить:

• какие люди тебе нужны;
• чем они должны заниматься;
• как масштабироваться.

Следующими шагами будет описание повторяющихся задач и подключение контроля. Когда система заработает, бизнес практически не будет требовать твоего внимания.

Определяем текущую схему компании

Вернемся к нашему Евгению. У него есть сотрудник Петя с интересным списком задач:

• работать с отзывами;
• создавать новые карточки;
• принимать товар;
• проводить инвентаризацию;
• заниматься продвижением товаров;
• создавать отгрузку;
• заниматься возвратом товаров.

Только представь: всю информацию о том, как выполнять ту или иную работу, он держит в голове. Если по тем или иным причинам Петя уйдет из компании, Евгений потеряет огромное количество опыта, который был наработан. Ему придется снова тратить время, деньги на то, чтобы наработать этот опыт с новыми сотрудниками. И если эти сотрудники будут уходить, то опять все заново.

Задача Евгения на этом этапе — понять, кто и какие обязанности выполняет, что позволит ему в будущем не привязываться к конкретным людям. Для этого нужно выписать все задачи, которые выполняются в компании всеми сотрудниками. В результате мы в общих чертах увидим схему компании, которая есть сейчас.

Строим новую схему

Теперь задачи, которые мы выделили, объединяем в функции. И определяем, какие результаты мы ожидаем от каждой функции.

В случае Пети его задачи мы можем объединить в 2 функции:

Теперь наш Петя выполняет функции Продажи и Склад. Компания растет и развивается. Предположим, Пётр перестает справляться со всеми функциями. Тогда Евгений может, например, передать функцию Продажи другому сотруднику. Будет отлично, если уже описано, как выполнять действия, чтобы получать результат в рамках функции Продажи. Тогда новый сотрудник очень быстро начнет выполнять работу и будет выдавать нужные результаты.

Аналогично по примеру Пети мы поступаем со всеми функциями всех сотрудников. Так в компании Евгения появляется рабочая схема. Это по сути некий скелет, на который руководитель нарастит «мышцы» — сотрудников с четким функционалом.

Заключение

Теперь ты знаешь, как сделать «косметический ремонт» в своей компании. А если захочется «капитального», то есть масштабных изменений, можно обратиться к нашим партнерам из РУС Квант. Компания разрабатывает системы управления для владельцев бизнеса, и для клиентов MPSTATS действует скидка 30% .