Система ЭДО для ОЗОН

Ozon позиционирует себя как максимально удобный и «открытый» для селлеров маркетплейс. Он постоянно развивается и старается предугадать запросы пользователей. «Хотим больше рекламы маркетплейса на телевидении для привлечения новых клиентов!». Сделано. «Слишком сложно оформлять документы бухгалтерии. Озон, делай проще!». Готово. Сотни вопросов и один ответ — Озон уже над этим работает.

Один из ключей, чтобы облегчить взаимодействия с маркетплейсом — подключение ЭДО. Однако есть свои трудности и нюансы при работе с электронным оборотом.

Что такое ЭДО и как он помогает в работе с маркетплейсами

Электронный документооборот упрощает работу с логистикой и маркировкой, а контакт с маркетплейсами ускоряет. А еще облегчает работу с партнерами и другие операционные процессы.

В таких системах, как СБИС и «Диадок», весь процесс от создания до хранения происходит в электронном виде. На маркетплейсах ежедневно соврешаются миллионы операций: производство, закупка, поставки на склад, продажи. На каждом этапе требуется внести в систему большое количество документов. Селлерам также нужно работать с налоговыми, финансовым учетом, банками. С ЭДО тебе не придется перебирать тонны бумаг, чтобы найти нужный договор.

Поговорим подробнее о том, что требует маркетплейс от продавца. В рамках электронного документооборота торговая площадка и селлер обмениваются:

• товарными, транспортными накладными;
• актами приемки товара;
• счетами-фактурами, УПД;
• актами об излишках, о браке;
• чеками, квитанциями;
• актами об оказании услуг, исполнении поручения;
• документами о возврате товара;
• возражениями;
• отчетами об исполнении поручения, о зачете взаимных требований;
• документами по итогу закрытия периода, сводными отчетами и другими.

Раньше многие торговые площадки, например, Озон, не работали с документами в бумажном виде. Все делопроизводство велось онлайн. Сейчас Озон стал более лояльным в этом вопросе и разрешил обмен бумажными документами, но объективно электронный формат быстрее и удобнее. Он решает многие проблемы бизнеса и облегчает работу компании.

Почему тебе стоит обратить внимание на ЭДО

Начинающим предпринимателям ЭДО может показаться сложным и дорогим, но вот аргументы в пользу системы.

1. Легко разобраться с системой даже без опыта. Электронный документооборот с Озон не требует от продавца знаний программирования. Не нужно привлекать сторонних специалистов, в случае вопросов всегда можно обратиться в техподдержку за консультацией или уточнить детали в онлайн-чатах.
2. Специальные тарифы на ЭДО от разных систем от Ozon. Например, скидку продавцам дают операторы сервисов «СФЕРА» «СБИС». То есть вопрос с дорогостоящими тарифами тоже решаем. Wildberries работает над специальными условиями для продавцов с ЭДО. Плюсом можно добавить интеграцию с 1С, что позволит ускорить работу с документами.
3. Больше доверия со стороны маркетплейса. Если предприниматель не готов работать по ЭДО и вложиться в него, то, скорее всего, речь идет про самозанятых. Они стараются продать плоды своего ручного труда и не имеют лишних средств на развитие. Почему это важно? Самозанятые не так «близки» с маркетплейсом, а здесь работает правило: чем больше и чаще ты контактируешь с торговой площадкой, тем больше бонусов она дает. Например, ставит карточки первыми при поиске. Для любой компании, торгующей онлайн, это будет преимуществом.
4. Легко получить ЭЦП (электронную подпись). Ее можно бесплатно оформить в ФНС, не привлекая сторонние коммерческие структуры. Для этого не нужно отвлекаться от ведения бизнеса.
5. С ЭДО у тебя появится много свободного времени. Заказать, зарегистрировать, отправлять, оформлять, подписывать и выполнить многие другие действия станет в разы проще. Подписанные онлайн бумаги юридически имеют такой же вес, как и бумажный вариант, но при этом они не занимают места, а хранить их можно в облаке. Когда они потребуются, их легко можно предоставить. При этом обмен происходит очень быстро: пара секунд — и документ у получателя.

Другие преимущества электронного и бумажного вариантам представлены в таблице.

Как происходит работа с OZON без ЭДО

С октября 2021 года Озон упростил правила работы и дал возможность селлерам работать с бумажными документами. Такой вариант подойдет для продавцов, которые торгуют со склада маркетплейса. Как это происходит на деле?

Если селлер решит перейти на бумажный документооборот, то в его личном кабинете появится раздел «Подтверждение актов». Именно сюда станут приходить результаты приемки на складе маркетплейса.

Если бы мы спросили такого селлера, рад ли он, что перешел на бумажный документооборот, то полагаем, получили бы примерно такой ответ:

«Главный минус — время обработки. Уж не знаю, сколько возражений получает торговая площадка, но одно мое возражение рассматривали 3 дня! А это был эксклюзивный товар да еще и перед праздником! В итоге я упустил много продаж. Короче, двоякая ситуация. Плюсы точно будут тем, кто не хочет заморачиваться с ЭДО изначально и предпочитает работать „по-старинке“. Я вот решил обратно вернуться к электронному документообороту».

В каких случаях для работы с Озон нужен ЭДО

Селлеру придется использовать электронный документооборот, если он работает по схеме FBO (продажи со склада Озон) и продает товары, которые:

• отслеживаются через систему «Честный ЗНАК». К ним относятся: текстиль, одежда и обувь, духи, шины, лекарственные препараты и т. д.;
• подлежат сертификации ветеринарного контроля в системе «Меркурий». К таким товарам относятся все виды мяса, молоко, яйца птиц, мед, комбикорма и т. д.;
• являются ювелирными изделиями;
• отгружаются на склады, в распределительные центры и дарксторн в Твери, а также на склад «Хоругвино (негабарит)».

При оформлении каждой поставки система Озон автоматически проверит документы и даст подсказки пользователю, нужно ли в данном конкретном случае использование ЭДО или можно обойтись собственными силами. Риск ошибки сводится к минимуму.

Как оформить поставку через ЭДО

Чтобы оформить доставку через электронный документооборот, селлеру нужно:

1. Заполнить заявку в личном кабинете поставщика торговой площадки Ozon;
2. Загрузить УПД для поставки товаров;
3. Отправить документы через ЭДО;
4. Подготовить товары для поставки: упаковать их, нанести на каждый штрихкоды, сложить все в коробки или паллеты;
5. Оформить транспортную накладную. Она необходима поставщику для внутренней отчетности. Загружать ее через ЭДО не нужно;
6. Отправить товары торговой площадке Озон.

Когда товар будут принимать, его проверят через УПД (универсальный передаточный документ), в котором указаны все обязательные реквизиты. Если ошибок нет, то селлер получит акт приемки через систему ЭДО.

В будущем Озон планирует полностью отказаться от ЭДО, так как не все продавцы готовы перейти на электронный документооборот. Этим ходом маркетплейс расширяет свою целевую аудиторию.

Как перейти на ЭДО

1. Зарегистрироваться в личном кабинете Ozon и принять условия оферты работы с площадкой.
2. Получить усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП). Если подписыванием и отправкой документов занимается определенный сотрудник, можно оформить подпись на него в любом аккредитованном коммерческом УК. Если подписываешь ты, то есть владелец компании, то достаточно обратиться за подписью в удостоверяющий центр ФНС.
3. Установить на компьютер программное обеспечение для работы с УКЭП: криптопровайдер и драйвер для USB-носителя, на котором хранятся ключи подписи.

На этом подготовка заканчивается. Дальше можно переходить к отправке заявки провайдеру ЭДО. Например, в системе «Диадок» достаточно оставить заявку на сайте, далее менеджер сам тебя сориентирует по дальнейших действиям.

Как выбрать оператора ЭДО для работы с Озон

В теории селлер свободен в своем выборе и может остановиться на любом операторе, но на деле все немного иначе. У торговой площадки есть определенные «рекомендации» по выбору. Самим селлерам удобнее и выгоднее их соблюдать, чтобы карточки быстрее выходили в ТОП. Озон настаивает на соблюдении правил для безопасности продавцов и покупателей.

Лучше сразу выбрать из двух одобренных операторов: «Контур. Диадок» и «СберКорус». Их сравнение представлено в таблице.

Как подключить и настроить ЭДО с Озоном

В зависимости от твоего выбора схема подключения ЭДО отличается. Как мы уже говорили ранее, разрешается выбрать любой сервис, но тогда тебя могут ждать «сюрпризы» в виде отказа подписи документов, счета за роуминг между системой выбранной тобой и одной из тех, что одобрена с Озон, задержек при поставке документов и пр.

Ма рассмотрим подключение к «СБЕРКорус» и «Контур.Диадок».

Подключение к «СБЕРКорус»

Шаг 1. Нажать на иконку с твоим ФИО в правом верхнем углу в личном кабинете ОЗОН.

Шаг 2. Перейти в «Настройки» → «Документооборот». Если ЭДО уже подключен, то ты увидишь надпись «Активен», а если нет — система предложит свои варианты подключения электронного документооборота.

Шаг 3. Выбери тариф. Если у тебя уже оформлена электронная подпись, то достаточно нажать «Уже есть ЭЦП». Если она тебе не нужна прямо сейчас, то подключить ее можно позднее, когда получишь логин и пароль для входа в систему ЭДО.

Шаг 4. Нажми «Подключить тариф» и укажи данные контактного лица, реквизиты организации.

Шаг 5. Сохрани изменения, нажав на кнопку «Подтвердить».

Теперь осталось подождать одобрения заявки в течение 2 дней. После ты получишь ссылку на оплату выбранного тарифа на указанную в заявке электронную почту. На этот же адрес провайдер пришлет логин и пароль для входа в систему ЭДО.

Если ты уже работаешь с оператором «СБЕРКорус», отправь заявку для работы с Ozon по электронной почте help@esphere.ru. В письме сообщи: прошу подключить документооборот по ЭДО с ТС «ОЗОН». Укажи:

• название твоей компании и ИНН;
• реквизиты Озона для ЭДО: ООО «Интернет решения», ИНН: 7 704 217 370, КПП: 997 750 001;
• идентификаторы участника ЭДО GUID ООО «Интернет Решения» у «СберКорус»: 2BK-7 704 217 370−2 571 389.

Перечисли документы, которыми планируеешь обмениваться с маркетплейсом. В список базовых входят:

• исходящие от Ozon: отчет, УПД (СЧФДОП), УКД, акт брака и недостачи (ТОРГ-2);
• исходящие от поставщика: УПД-2, формат документа — УПД ДОП.

Дождись, когда Ozon примет приглашение, и приступай к электронному документообороту.

Подключение к «Контур.Диадок»

Шаг 1. Нажми «Подключиться» на сайте «Контур.Диадок».

Шаг 2. Заполни и отправь заявку.

Шаг 3. Дождись подтверждения, заключи договор и оплати выбранный тариф.

При работе с этой системой ЭДО не нужны длительные и сложные настройки. Достаточно отправить приглашение и дождаться подтверждения от Озон.

Если ты уже работаешь с системой, то план действий немного отличается.

Шаг 1. Зайди в личный кабинет и открой раздел «Контрагенты».

Шаг 2. Во вкладке «Поиск и приглашение контрагентов» начните вводить название или ИНН компании.

Шаг 3. Наведи курсор мыши на организацию и нажми на появившуюся кнопку «Отправить приглашение». Контрагент увидит запрос в «Диадоке» или в сервисе своего оператора ЭДО.

После останется только подождать, когда маркетплейс появится в списке организаций на странице «Ожидается ответ». Когда организация примет приглашение, оно появится в списке на странице «Ваши контрагенты».

Заключение

Готово! Желаем удачи в работе с электронным документооборотом. Будем рады ответить на твои вопросы, если они еще остались. Пиши их в комментариях.