Финансовый учет для маркетплейсов

Ни один бизнес не может обойтись без отчетов, сверок и учета движения средств. Если оборот небольшой, то эти процессы не отнимут много сил. А что делать, если бизнес растет, и просто физически невозможно проследить за всеми операциями? В этой ситуации на помощь придет автоматизация.

В статье расскажем, как раздел «Финансы» в MPSTATS разложит финучет по полочкам и упростит твою жизнь.

Из чего состоит финансовый учет на маркетплейсах

Тот, кто торгует уже давно, наверняка заметил, что деньги поступают на счет и уходят с него постоянно. При этом определить чистую прибыль и рассчитать рентабельность бизнеса может не каждый.

Все операции нужно держать под контролем, чтобы иметь возможность в любой момент оценить ситуацию. Что для этого нужно:

• определить статьи доходов и расходов (например, выручка с продаж, затраты на услуги маркетплейсов, оплата налогов, проценты по кредитам и т. д.);
• распределить потоки по видам деятельности (например выплата от маркетплейса и поступление средств с продажи ненужного оборудования будут разнесены в разные группы);
• свести все подсчеты к одной итоговой цифре;
• соотнести реальное состояние средств с расчетным счетом.

Системный подход поможет разложить по полочкам, то есть классифицировать все движения средств. Такой метод поможет быстро определить:

• сколько поступает и сколько тратится денег;
• на что тратятся средства и хватает ли их;
• остатки на счетах и в кассе;
• сколько ты реально зарабатываешь (размер чистой прибыли).

В такой ситуации запутаться легко, а вот навести порядок в отчетности — трудно. Финансовая аналитика соберет всю информацию в одном месте, что поможет тебе контролировать все денежные потоки 📈

Совет: начинай вести полноценный финансовый учет уже на старте бизнеса. Когда обороты будут небольшими, ты легко разберешься во всех базовых процессах. В будущем, когда обороты начнут расти, работа с цифрами будет казаться вполне простой и понятной.

Как автоматизировать и упростить отчетность

Верным решением будет делегирование учета средств автоматизированной системе. Для этого финансовые эксперты в MPSTATS разработали целый раздел «Финансы». С помощью него ты можешь:

• Отслеживать доходы и расходы. Интеграция с личным кабинетом селлера и банками обеспечит бесперебойную передачу данных. Тебе не придется вручную мониторить бесконечные цифры.
• Оценить рентабельность бизнеса. На основе различных показателей, которые подсчитываются в автоматическом режиме, у тебя будет возможность быстро принять решение о смене стратегии.
• Упростить и автоматизировать учет. Понятная структура отчетов помогает сразу найти в них нужные данные. При этом сервис поддерживает обработку наличных операций и управление несколькими фирмами.

Почему это круче, чем Excel-таблицы? 🤔 Потому что они устарели и не позволяют делегировать так же много, как продвинутый сервис аналитики:

• формулы могут слетать (нужно постоянно проверять, правильно ли рассчитывается показатели);
• от больших объемов информации Excel может подвисать, система не справляется;
• важно своевременно подгружать в таблицу все обновления со стороны WB.

С финансовой аналитикой MPSTATS можно получать готовые информативные графики, точные расчеты, учет даже самых мелких деталей, которые влияют на твои показатели. И обновления с Wildberries мы по подгружаем в расчеты самостоятельно.

Сравни, как выглядит учет в Excel и в MPSTATS:

Начало работы с модулем

Чтобы модуль мог предоставлять отчетность, нужно добавить в него все вводные данные. Большинство параметров будет подтягиваться автоматически, но что-то все равно придется ввести вручную.

Показатели

Именно в этот раздел нужно вносить информацию о доходах и расходах компании. Чтобы программа могла корректно учитывать каждый показатель, нужно распределить их по соответствующим статьям.

Перед вводом значения надо указать тип показателя (вкладка «Доходы» или «Расходы»). Затем нажать на кнопку «‎Добавить показатель» — все просто 👌

Далее в столбце «‎Движение денежных средств» нужно выбрать тип поступления (для доходных операций) или тип платежа (для расходов). Типы могут быть такими:

• Операционная деятельность — затраты на производство и доходы с продажи своей продукции (например, получение выплат от маркетплейса, зарплата сотрудникам и т. д.);
• Инвестиционная деятельность — покупка или продажа основных средств (например, оборудование, мебель и т. д.);
• Финансовая деятельность — привлечение и погашение кредитов, займов, выплата дивидендов.

Если тебе необходимо больше детализации, ты можешь добавить к каждому показателю дополнительный пункт. Например добавить детализацию по банкам. Для этого надо нажать на символ «‎+» рядом с названием показателя.

Осталось выбрать нужный параметр в графе «‎Финансовые результаты». Для доходов это:

• выручка — доход от основного вида деятельности (продажи на маркетплейсе)
• дополнительных доход — доход от вспомогательного вида деятельности (отчисления банка по вкладу).

А для расходов:

• прямые переменные расходы — расходы, которые растут с объемом проихводства и напрямую связаны с реализаций товара (расходы на сырье, на упаковку и т. д.);
• прямые производственные расходы — расходы, которые напрямую связаны с процессом производства товаров;

• общепроизводственные расходы — расходы, которые возникают в связи с обслуживанием производств организации. Такие расходы нельзя рассчитать на единицу товара. Например, аренда склада;
• административные расходы — расходы, которые не связаны с производством товара напрямую. Например, выплата заработной платы сотрудникам администрации (АУП), оплата wi-fi и канцелярии;
• коммерческие расходы — расходы на хранение товаров, их продвижение и доставку до маркетплейса;
• дополнительный расход (% по кредиту, налоги);
• расходы ниже чистой прибыли (вывод средств из бизнеса на личные нужды, дивиденды).

После внесения операций все показатели будут распределены по отчетам «‎Движение денег» и «‎Прибыли и убытки» (о них расскажем чуть позже).

Интеграции с банками

Чтобы операции загружались в автоматическом режиме, ты можешь синхронизировать сервис с банком, в котором открыт расчетный счет.

Чтобы автоматизировать сбор данных из банка, нажми на кнопку «‎Подключить».

Далее откроется список, в котором тебе нужно выбрать свой банк. На данный момент доступны:

• Т-Банк;
• Точка;
• Альфа-банк;
• Модульбанк.

После этих действий система переведет тебя на страницу банка, где нужно будет авторизоваться и дать согласие на передачу данных. Для загрузки информации придется подождать некоторое время.

Данные будут подгружаться автоматически и обновляться раз в день.

Контрагенты

В этом разделе находятся все компании, с которыми твой бизнес взаимодействует. То есть это те, кому ты переводишь деньги, и те, кто их отправляет тебе. Информацию о каждой компании нужно обязательно заполнить, чтобы ты видел, куда и откуда приходят/уходят средства.

Внести в базу нового контрагента легко: нужно ввести название организации и нажать кнопку «‎Добавить».

Операции

В этом разделе хранится вся информация о твоих финансовых операциях. Есть 4 способа добавить их в систему:

• интеграция с банком и Дзен-мани;

• синхронизация с кабинетом Wildberries с помощью API-подключения;
• импорт файлов;
• ввод вручную.

В первых двух случая делать ничего не нужно, потому что операции добавляются автоматически. Но если будешь их вводить вручную или загружать с помощью файла, то потребуются такие данные:

• название компании;
• расчетный счет;
• контрагент;
• показатель компании отправителя (получателя);
• направление деятельности (торговля на маркетплейсе или офлайн);
• дата операции;
• дата начисления;
• сумма платежа;
• основание операции.

После того как ты заполнишь эти операции, можешь внести плановые поступления/платежи — с их помощью система сформирует платежный календарь.

У каждой плановой операции будет статус «‎Запланирована». Также предусмотрены статусы «‎Исполнена» (если оплата проведена) и «‎Просрочена» (если операция не выполнена и дата ее исполнения прошла).

Можно подключить уведомления о загрузке данных из WB и банков, чтобы оперативно проанализировать их. А если ты используешь платежный календарь, то можешь подключить уведомления о риске кассового разрыва. Удобно, чтобы мгновенно принимать важные управленческие решения.

Получаем и анализируем результат

В модуле есть подробные отчеты, чтобы у тебя была возможность ознакомиться с итоговой информацией по определенным периодам. А также статистика, которая покажет тебе актуальную сводку данных в динамике.

Статистика

Этот раздел создан для того, чтобы ты мог увидеть основную информацию из отчетов о движении денежных средств (ДДС) и прибылях и убытках (ОПиУ) в формате графиков и таблиц.

Для отображения данных нужно выбрать один из видов статистики: «Эффективность бизнеса» или «Движение денег».

• Эффективность бизнеса (основывается на ОФР). Здесь ты найдешь все о выручке, маржинальном доходе, рентабельности и чистой прибыли.

Графики отображают пять самых крупных источников доходов или расходов и их долю в процентах. Если есть какие-то другие источники, они скроются в «‎Остальное».

В этих графиках ты сможешь увидеть, как менялись доходы и расходы в разных периодах:

А коэффициенты рентабельности и динамика расходов/доходов отображается в таком формате 👇

• Движение денег (основывается на ДДС). В этом разделе ты увидишь, как соотносятся поступления и расходы, а также разницу между ними (сальдо).

Здесь же будут уже знакомые тебе диаграммы и графики с динамикой поступлений и платежей.

А еще ты увидишь, от каких контрагентов было больше всего поступлений и кому было совершено большинство платежей:

И как менялись остатки на счете в выбранном периоде:

Отчеты

Отчеты — это наглядные графики и таблицы, в которых отображаются все твои операции:

• Движение денег. Здесь отображаются платежи и поступления в выбранном периоде. Данные можно сгруппировать по годам, кварталам, месяцам или дням.

Отчет отразит остатки денег на счетах на начало и конец периода, а также сальдо поступлений и платежей по разным видам деятельности (операционная, инвестиционная и финансовая). Есть возможность посмотреть отчет не только в формате таблицы, но и в виде графика.

• Прибыли и убытки. Здесь наглядно показаны изменения доходов и расходов в определенном периоде. Отчет отражает выручку, производственные, косвенные расходы компании и результаты деятельности в виде чистой прибыли.

• Лента операций. В этой таблице собрана информация о всех операциях (дата операции, дата начисления, тип операции, статус, показатель, направление, основание, контрагента, счет, сумма операции). Ты можешь отредактировать, удалить или отметить операцию как исполненную.

Заключение

Финансы — самое важное, что ты можешь доверить сервису MPSTATS. И это доверие мы оправдываем.

🔎 Если ты хочешь узнать о модуле подробнее, переходи по ссылке в Базу Знаний — там все инструкции и технические подробности.

⭐ А если уже готов попробовать раздел «Финансы» в деле — жми сюда.