Как вести бухгалтерский учет на маркетплейсах

Многие новички на маркетплейсе путают разные виды учета: финансовый и бухгалтерский. Поэтому прежде чем перейти к инструкции по бухучету, мы разберемся в азах.

Финансовый учет продаж служит основой для принятия стратегических и операционных решений, а также для оценки финансового положения компании / селлера. Данные необходимы компании для:

• планирования бюджета;
• отслеживания, какие сферы деятельности компании требуют особого внимания;
• принятия управленческих решений, направленных на увеличение чистой прибыли.

Бухгалтерский учет отвечает за финансово-хозяйственную деятельность компании. Ведется непрерывно с момента создания организации b является обязательным.

Бухгалтерский учет необходим для соблюдения Налогового законодательства, Трудового кодекса, Гражданского кодекса, а также для сдачи обязательной отчетности перед налоговыми и другими государственными органами.

После прочтения этой статьи ты поймешь:

• Зачем вести учет и почему от этого зависит твоя прибыль.
• Как применять полученные знания на практике (разберем на примере торговли на Wildberries).
• Какие существуют формулы и лайфхаки для упрощения расчетов.

Начнем!

О продажах на маркетплейсе

Для начала вспомним, кто может продавать на маркетпейсах — от правового статуса зависит форма бухучета. На торговых онлайн-площадках могут работать:

• ООО;
• ИП;
• самозанятые.

Выбор правовой формы и системы налогообложения — это первый и основной вопрос, который стоит решить, когда заходишь на маркетплейс. Правильно подобранный формат сотрудничества с площадкой позволит:

1. Значительно сэкономить на сумме отчислений в бюджет государства (на налогах).
2. Сделать проще процесс ведения отчета о продажах и учет финансов.

Чем же отличается учет в оффлайн-бизнесе от онлайн формата? Ответ кроется в различии процесса продаж через маркетплейс.

Каждый селлер подписывает агентский договор, так как за использование площадки выплачивает ей вознаграждение. Эти отчисления нужно документировать и вносить в отчет.

На маркетплейс возлагается:

• формирование всех отчетных документов — каждый месяц они обновляются в ЛК (личном кабинете) продавца.
• работа с кассой — клиент оплачивает товар онлайн, поэтому чек ему выдает площадка, а уже только после продажи «отчитывается» перед селлером.

Все документы площадка отправляет через электронный документооборот (в этом случае ЭДО должен быть подключен у селлера) или приложение.

Документы очень важны. Готовься к тому, что их будет много. Чтобы не запутаться во всех процессах, веди учет каждой операции. Данные нужно собирать по факту, так как потом в моменте будет сложно найти все чеки и расходы, приходы средств с разных счетов. Данные должны быть точными, иначе селлеру придет штраф от налоговой.

Документы для отчетности

Селлер должен предоставить:

• Отчет агента о продаже товара.
• УПД / накладную и счета фактуры с размером комиссии.
• Акт приемки.
• Транспортную накладную.
• Акт выполненных работ — в нем должны быть прописаны все услуги торговой площадки и их общая сумма.

По запросу селлера маркетплейс может дополнительно к этому списку приложить другие документы. Например, если итоговая сумма продавца и агента не совпадают, площадка может отправить акт о расхождении и его расшифровку, отчет. В общем, маркетплейс делает все, что в его силах, чтобы облегчить селлеру процесс отчетности.

Особенность бухгалтерского учета на маркетплейсе

Маркетплейсы в России (Wildberries, Ozon, Яндекс Маркет и др.) работают с селлерами через агентский договор. Торговой площадке в этой схеме отведена роль посредника. Поставщик предоставляет товар, покупатель его выбирает и покупает, а маркет просто проводит сделку. Именно за эти услуги он берет комиссию.

Все кажется предельно простым, но для селлера агентский договор предполагает много трудностей в ведении бизнеса. Зато по документам маркетплейс снимает с себя ответственность за качество товара.

На этапе принятия оферты определяются роли маркетплейса и поставщика в глазах клиентов. Например, Вайлдберриз открыто говорит «Товар не мой, я лишь площадка, где ты можешь купить товары других продавцов», а Ozon продает все от своего имени.

В бухгалтерском учете при работе с маркетплейсами отражаются комиссии, выручка и прочие отчисления, если они есть.

Проводки для комиссионной торговли практически всегда одинаковые. Они лишь немного отличаются в зависимости от выбранной правовой формы. Когда какую проводку использовать, разберем ниже на примерах работы по УСН и ОСНО.

В качестве налоговой базы нужно указывать всю сумму, которую получил продавец. То есть весь доход продавца, включая отчисления (комиссии) маркетплейсу и т. д. — все деньги с торговли.

Правовые формы для работы на маркетплейсе

На выбор есть три официально разрешенных варианта, которые позволяют беспрепятственно работать на любом маркетплейсе:

• ОСНО (общая система налогообложения)
• УСН (упрощенная система налогообложения)
• НПД (налог на профессиональный доход)

Поговорим о каждом подробнее.

• ОСНО или ОСН — система для опытных компаний, которые уже знают все сложности и особенности работы с налоговой. Зачастую у них уже большой штат сотрудников и постоянно растущая высокая прибыль. Необходимо вести учет каждого расхода / прихода средств в точности до копейки, а после с полученной суммы платить налоги по высоким ставкам — 10−20% налога на прибыль и 10−20% налога на добавленную стоимость.

Для малого бизнеса или ИП этот вариант невыгодный, так как расходы (аренда помещения, закупка расходников и т. д.) иногда могут даже превышать доходы. К тому же придется нанимать квалифицированного бухгалтера, потому что самому сложно разобраться с отчетностью. Кому же тогда выбирать ОСНО? Схема подойдет большому и среднему бизнесу, у которого постоянно увеличиваются прибыль, количество сотрудников, заказов, новых проектов и т. д. ОСНО не будет ограничивать ни в чем и даст возможность беспрепятственно расти.

• УСН — прекрасный вариант для новичков в сфере онлайн-торговли, но матерых профессионалов в офлайн-пространстве. Тебе не придется вести кучу документации. Главное преимущество — очень низкие ставки. Если сравнивать с тем же ОСНО, на УСН можно считать, что их практически нет. Более того, при работе по «упрощенке» очень гибкий режим выплаты налогов.

Подойдет компаниям со штатом до 100 человек (с учетом того, что в ближайших год больше 100 не будет). Оборот не должен превышать 199 миллионов рублей в 2024 году. УСН любят выбирать региональные предприятия, которые ведут небольшой офлайн-бизнес и поставляют партии на маркет для дополнительного заработка. Постепенно они начинают расти и уже после переходят на ОСНО.

Доход селлера — эта вся сумма, которую заплатили покупатели за товар продавца. При работе по УСН 6% «Доходы» из нее вычитается налог государства — 6% от итоговой цифры. При работе по УСН 15% «Доходы минус расходы» из нее вычитается вознаграждения маркета.

Например, компания «Макет» продает объемные сборные макеты машин. Выручка за месяц — 300 тысяч рублей. Чтобы купить товар на продажу и необходимые детали для сборки комплекта, компания тратит 100 000 руб. Еще 30 000 руб. забирает маркетплейс в учет комиссии.

Если объект налогообложения «Доходы», расчеты налога такие: 300 тысяч рублей x 6% = 18 000 рублей.

Если селлер работает по схеме «Доходы минус расходы»:

1. Сначала он должен вычислить расходы: 300 тысяч − 100 тысяч − 30 тысяч = 170 тысяч рублей.
2. После налог: 170 тысяч x 15% = 25 500 рублей.

Казалось бы, сразу видно, что по схеме «Доходы» выгоднее: разница 7 500 рублей. Однако не все так однозначно: по схеме «Доходы минус расходы» есть региональные ставки, которые могут быть ниже, чем при работе по схеме «Доходы».

Например, в банке «Санкт-Петербург» по схеме «Доходы минус расходы» ставка для жителей Питера 7%, а для жителей области — 5%. К тому же в раздел «расходов» начисляется стоимость товаров, поэтому при официальной закупке продукции выгоднее работать по схеме «Доходы минус расходы».

• НПД — последний из допустимых вариант подходит для микробизнеса с маленькими объемами продаж. При работе по этой правовой схеме отчетность не ведется совсем. Доступен НПД самозанятым, с которыми некоторые маркетплейсы, к сожалению, не сотрудничают.

У многих начинающих селлеров возникают вопросы по поводу возможности использования ПСН (специальный налоговый льготный режим для ИП) и АУСН (автоматизированная упрощенная система налогообложения) для ведения бизнеса на маркетах. Они кажутся очень заманчивыми из-за низкой процентной ставки и полного отсутствия отчетности.

В интернете некоторые селлеры делятся своим опытом и говорят о том, что они беспрепятственно работают по этим схемам и живут счастливо. Если ты уже позарился на них, то вспомни — бесплатный сыр только в мышеловке. Не ведись на эти обещания, ведь в один момент успешный бизнес может стать большой проблемой.

Еще раз подчеркнем: по ПСН и АУСН работать с маркетплейсами категорически нельзя, потому что:

• ПСН только для офлайн-торговли. Если начнут поступать заказы и прибыль с продажи товара на маркете — это уже нарушение закона. Конкретнее — статьи 346.43 НК РФ.

• При использовании АУСН нельзя работать по агентским и комиссионным договорам. Напомним: все маркетплейсы по официальным бумагам являются агентами. Заключая агентский договор, селлер автоматически считается нарушителем пп. 1 п. 3 ст. 346.43 НК РФ.

ИП на патенте, то есть тем предпринимателям, которые уже работают по патентной системе налогообложения, с онлайн-площадкой работать также нельзя. В этом случае рекомендуем совмещать ПСН с УСН. Например, офлайн бизнес вести по патенту, а онлайн — по УСН. Цель этого действия — разделить деятельность и прибыль от каждого бизнеса.

Пошаговый разбор бухгалтерии для маркетплейса

Чтобы каждый шаг был понятен, разберем процесс по этапам.

Как отражать в бухучете расчеты по агентскому договору

У агентского договора есть свои особенности, о которых необходимо знать, чтобы без проблем работать с маркетплейсами. Важно один раз выучить / записать правила, чтобы потом спокойно без проблем работать долгие годы. Итак, перейдем к особенностям:

1. Разные способы оформления доставки. На выбор есть 2 способа: со склада торговой площадки и с собственного склада (им может быть твоя квартира, гараж и т. д. — любое свободное помещение / комната).
2. Размер и порядок выплаты агентского вознаграждения надо выделять из общей выручки.

Товар продает селлер, маркетплейс — просто посредник, связующий продавца и клиентов. Разница с продажей офлайн или напрямую небольшая. Она заключается в том, что товар какое-то время находится «в подвешенном состоянии» — он уже не принадлежит селлеру, но еще не куплен. Именно это отражается в счете 45 «Товары отгруженные». Как это работает на деле, разберем на реальных примерах.

Бухгалтерский и налоговый учет при ОСНО

Бухгалтерский учет

НДС можно принять к вычету в составе агентской комиссии. Для этого достаточно получить сведения об НДС в составе реализованной продукции (цифры можно взять из УПД или счета фактуры).

Разберем на примере. Компания «Макан» в офлайн делает ремонты, а на онлайн-площадке продает электроинструменты. Клиент заказал и купил шуруповерт за 9600 ₽ с НДС. Себестоимость товара — 4000 ₽, вознаграждение маркетплейса — 15%. В учете необходимо указать такие проводки:

**** — суммы не указаны, так как мы рассматриваем только расход / доход в рамках одной продажи. НДС также не учитываем.

Налоговый учет

Компания, выбравшая ОСНО, платит налог на прибыль. ИП — НДФЛ с доходов. Разберем на примере того же «Макана».

При использовании общей системы налогообложения (ОСНО) нужно уплачивать налог на прибыль:

• НДФЛ — для ИП. Селлеры фиксировано платят 13% + НДС.

• НДС — для всех остальных. Селлер платит только комиссию на товар (с НДС), размер которой устанавливает сам маркетплейс. Она может быть как 10%, так и 20% — зависит от категории продукции.

Подробнее разберем на примерах.

НДС (налог на добавленную стоимость)

Для расчета налога на прибыль есть своя схема расчетов:

НДФЛ (налог на доходы физических лиц)

Бухгалтерский и налоговый учет при УСН

Бухгалтерский учет

Финансовые операции на УСН практически совпадают с учетом на ОСНО. Единственное отличие — проводки по НДС.

Налоговый учет

Как мы уже не раз говорили выше — налог начисляется с полной цены товара + комиссии площадки. Все операции учитываются кассовым методом. То есть — деньги поступили на счет, значит их можно считать, деньги «ушли» со счета — данные можно переносить для налоговой.

Продолжим пример продажи шуруповерта на маркетплейсе:

• схема «Доходы»: налог с суммы продажи — 9600 руб. (цена товара на сайте) * 6% = 576 руб.
• схема «Доход минус расход»: налог с суммы продажи — (9600 руб. — 4800 руб. — 1440 руб.) *15% (ставка может меняться в зависимости от региона) = 504 руб., где 9600 руб.— цена товара на маркетплейсе, 4800 руб. — цена закупки с НДС, 1440 руб. — комиссия маркетплейса.

5 распространенных проблем в бухгалтерии

Обработка возвратов

90% селлеров разрешают возвращать товары. Особенно если это одежда, обувь, продукция для дома и т. д. — все то, что может не подойти по размеру / не понравиться. Преимущество возвратов для продавцов — клиенты заказывают товары с большим желанием и чаще, если знают, что его можно вернуть. Не пугает даже небольшая комиссия за возврат.

С точки зрения привлечения покупателей возможность возвратов работает в плюс для бизнеса селлера, однако финансовая отчетность сложная. Необходимо либо самому разбираться в бухгалтерии (но это долго), либо нанимать бухгалтера, который умеет проводить операции на маркетплейсах.

Ручной ввод данных

С каждой продажи нужно высчитывать налог с продаж, комиссии маркета, количество проданных запасов, стоимость доставки и т. д. Чем больше бизнес, тем сложнее рассчитать все расходы.

Зачастую селлеры не хотят тратиться и надеются на свои силы или не считают вовсе, надеясь «Продажи же есть, значит и деньги будут». Такой подход изначально неверный. Ручное заполнение — это серьезная проблема, которая требует много времени и профессионального подхода. Проще обратиться к опытному специалисту или воспользоваться сервисами ИИ (искусственного интеллекта). Сейчас их много на рынке на разные пожелания и бюджет.

Несвоевременное оформление документов и отчетности

Начинающие селлеры (а иногда и опытные) забывают об оформлении финансовых документов и делают все в последний момент. Откладывание «на потом» приведет со временем к задолженностям, ведь цифры будут примерными. Результат работы в спешке — низкая точность бухгалтерского учета, а иногда даже штрафы от налоговой.

Управление запасами

Учет остатков товара позволяет заранее высчитывать расходы на закуп и не опаздывать с пополнением запасов на собственному складе или складе маркета.

Если продукция внезапно закончится, а заказы продолжат поступать, то клиентам автоматически будет отказано. На закупку новой партии необходимо время. Как минимум — неделя, если покупать на оптовых рынках, максимум — год, если заказывать напрямую из Китая. В итоге — падение рейтинга карточки, потеря доверия заказчиков, что приведет к падению прибыли. Чтобы было проще следить за остатками, можно использовать автоматизированные и интегрированные системы управления запасами.

Поиск бухгалтера

Найти грамотного специалиста, который разбирается в ведении бизнеса на маркетплейсе — сложно, но еще сложнее разбираться со всем самостоятельно. В один момент на бухгалтерию просто не хватит времени. Чтобы не упускать момент выгодных продаж из-за изучения особенностей деятельности и отработки навыков, ищи специалистов в Telegram-каналах, отслеживай спрос и готовые кейсы.

Как вести финансовый учет

Финансовый учет каждый селлер ведет для себя — для уверенности в том, что его бизнес работает слаженно, сотрудники выполняют свою работу в срок и у компании нет задолженностей. Государство никак не контролирует ведение фин. учета, поэтому предприниматель может выбрать тот формат, который удобен ему.

Если все данные корректные, собираются вовремя, то компания будет процветать и увеличивать прибыль. Одна из главных целей финансового учета — предотвращение кассового разрыва. В этом поможет прогнозирование.

Прогнозирование

В грубом варианте подойдет даже обычная таблица Excel: просто внести все денежные поступления и предстоящие расходы. Обязательно учитывай непредвиденные траты. Например, потекла крыша в офисе, упал спрос и количество заказов, на рынок зашли новые конкуренты — ситуации бывают разные. Учести и предотвратить заранее их все невозможно. Поэтому на счете всегда должна лежать «неприкосновенная» сумма денег на такой случай.

Спрогнозировать максимально точно позволит MPSTATS, в котором есть все необходимые данные о продажах и финансах.

Делай расчет юнит экономики до выхода на маркетплейсы. Включи в них следующие параметры:

• себестоимость товаров или их цена на закупке;
• комиссия торговой площадки;
• налоги;
• расходы на доставку и логистику;
• затраты на рекламу.

Учитывай конкурентов в нише и средние цены — вновь советуем обратиться за этим к MPSTATS.

Имей в виду, что кассовый разрыв на маркетплейсе чреват налогами, штрафами и пени. Подробнее про кассовый разрыв можно прочитать здесь.

Управленческий учет

Это система управления финансами, которую формируют собственник, директор и финансовый директор. В него входит:

1. Поступление основных и «косвенных» средств. Основные средства — это деньги с продажи товара, а «косвенные» — с других проектов. Например, торговля на ВБ и продажа 200 единиц колье нужно считать в приход к основному доходу, а вот проведение консультаций — к «косвенным».

С каждого поступления необходимо откладывать небольшой процент для формирования финансовой подушки. Это твоя гарантия постоянного развития и масштабирования компании в любой непредвиденной ситуации.

2. Управление дебиторской и кредитной задолженностью. Старайся, чтобы поступления в 90% случае предшествовали расходам. 10% — это экстренные ситуации.

3. Страховка на случай форс-мажорных ситуаций. У каждой компании (даже супер-успешной) бывают моменты, когда бюджет «проседает». Причин очень много: уволились сотрудники и стало некому отрабатывать продажи, закончился товар из-за неожиданного sold out и т. д. Гендиректор должен всегда держать руку на пульсе и оценивать возможные риски и внешние факторы, чтобы расписать дальнейший план действий.

4. Организация логистики. В каждой компании должны быть плановые расходы, избежать которых невозможно (заработная плата сотрудников, аренда помещения и т. д.), бюджет на развитие и запасы. Задача селлера — соотнести их в правильной пропорции. В будущем это позволит избежать кассовых разрывов.

5. Готовая стратегия в случае повышенных рисков. На период простоя должен быть план Б — новый способ заработка. Подумай над тем, чем ты / твоя компания можете быть полезны и придумай, как можешь это использовать.

6. Сохраняй товарный остаток. Это твоя подушка безопасности, если товар резко закончится. Она даст необходимое время, чтобы закупить новую партию.

7. Анализируй продажи на маркетплейсе и при необходимости корректируй стратегию продаж. Продажи непостоянны из-за беспрерывного роста количества селлеров, популярности новых позиций и других переменных. Никогда не забывай об этом.

8. Выстраивай актуальную систему ценообразования — не сваливайся в демпинг, но и не завышай цену, придерживайся золотой середины.

Заключение

Грамотно вести финансовый и бухгалтерский учет — значит получить залог успешного бизнеса без пустых трат, стресса и штрафов от маркетплейса. Финансовый и бухучет помогут отследить доходы и расходы, вести торговлю по законодательству и получать достоверную финансовую информацию.