Кассовый разрыв: что это такое и как его избежать

Компания, селлер, предприниматель могут быть безумно успешными, но по факту находиться в постоянном дефиците средств. То не хватает денег на зарплату сотрудникам, то на аренду склада и офиса, то на еще какие-либо необходимые ежемесячные выплаты — и это история многих. Все это говорит о кассовом разрыве.

Такая ситуация хотя бы один раз случается с каждым предпринимателем. Но у некоторых кассовый разрыв тянется из месяц в месяц, и тогда это становится большой проблемой. «Просто посчитай деньги и распланируй бюджет», — скажет новичок. Однако в действительности все гораздо сложнее, ведь средства приходят из разных каналов, есть временные и постоянные траты. Нужно учесть каждый нюанс.

В статье расскажем, как распознать и выйти из ситуации «SOS, у нас кассовый разрыв!» и предотвратить ее в дальнейшем.

Что такое кассовый разрыв

Спешим успокоить: в отличие от тотального дефицита денег, при котором поступлений нет и не планируется, кассовый разрыв — это не смертельно для бизнеса. С ним реально справиться и не допускать в дальнейшем.

Выглядит это примерно так: предприятие в целом прибыльное, но по каким-то причинам в определенный момент не может заплатить по обязательствам (аренда, налоги, зарплата сотрудникам и пр.). Чаще всего такая ситуация случается у начинающих компаний / селлеров, но от нее не застрахованы и те, кто уже давно на рынке.

Чтобы увидеть кассовый разрыв, нужно вести учет денег (спойлер: это не просто обычная таблица «приходы-расходы»). Подробнее о формулах поговорим ниже.

Признаки кассового разрыва: как его считать

Предприниматели, которые отслеживают оттоки / притоки денежных средств, точно увидят приближающийся кассовый разрыв по отрицательным конечным показателям. Если нет дополнительных сервисов, которые ведут учет, то можно сделать все вручную с помощью специальной формулы.

• ДС — остаток денежных средств на начало периода (дня, недели, месяца).
• П — поступления в течение периода.
• Р — расходы.
• ОДС — остаток денежных средств.

Отрицательный результат — это сигнал, что предприниматель не сможет оплатить свои обязательства в текущем месяце.

Чтобы своевременно заметить приближение кассового разрыва, лучше ввести формулу в Excel и обновлять все значения хотя бы раз в месяц. Но есть и готовые, уже автоматизированные решения — например, для маркетплейсов это блок «Финансы» в MPSTATS.

Для правильных расчетов понадобится учитывать 3 вида денежных потоков:

• операционный;

• финансовый;

• инвестиционный.

Если после проведения расчетов денежный поток отрицательный, нужно провести анализ и выявить, из-за каких обстоятельств не поступили деньги или какие расходы привели к убытку.

Из-за чего возникает кассовый разрыв: 8 частых причин

Как мы уже говорили раньше, кассовый разрыв — это не конец для компании. Даже у успешных предпринимателей может временно не хватать денег на самые базовые операции. Причина простая — рассинхронизация поступлений и расходов денежных средств.

Рассмотрим самые популярные причины возникновения кассового разрыва на примере разных ситуаций.

Взяли деньги до исполнения обязательств

Пример: Артем — начинающий предприниматель. Ввиду своего небольшого опыта он часто берет деньги из бюджета до получения оплаты от клиентов, рассчитывая на то, что заказчики рассчитаются, и уже потраченные им средства вернутся в копилку компании.

В очередной раз, получив заказ, он не дождался его готовности и взял сумму из бюджета на личные расходы. Но сотрудники не справились и не успели вовремя подготовить заказ. В итоге клиент отказался от услуг. Артем остался в минусе. В следующие разы парень ввел для себя правило — считать деньги по выполненным обязательствам.

Неправильно посчитали расходы

Пример: у Кати типография. Ей пришел большой заказ на печать партии журналов для магазина одежды. Клиент попросил отсрочку платежа на 30 дней после получения товара. По примерным подсчетам Кати на складе должны были быть необходимые материалы, а на счету «свободные» 200 000 ₽ на расходы.

Через пару дней бухгалтер напомнил о необходимости заплатить за обслуживание станков 100 000 ₽. Катя заплатила, забыв про отсрочку для клиента. Журналы напечатали и отправили заказчику.

Через неделю Катя заплатила 90 000₽ за бумагу. В итоге на счету осталось всего 10 000₽, а Кате еще нужно заплатить сотрудникам и за аренду помещения. С первыми девушка договорилась, а за аренду пришлось заплатить, ведь иначе был бы большой штраф. Итог: на счету -60 000₽. Катя могла предотвратить эту ситуацию, если бы внимательно вела календарь доходов и расходов.

Работа по проекту затянулась

Пример: у Павла дизайнерская мастерская по производству мебели премиум-класса. Клиент заказал 3 стола для своей загородной виллы. Договорились о предоплате 40%, остальная сумма — после завершения заказа.

Пока искали необходимое дерево и изготавливали детали для столов, Павел платил за аренду мастерской и дизайнеру за работу. Столько же он отложил «на всякий случай», остальное забрал на масштабирование бизнеса. Через месяц были готовы 2 стола из 3, а сдавать заказ нужно было уже через неделю. Пришлось нанимать еще одного мастера, чтобы успеть все сделать срок, и выплачивать сверхурочные. На этот момент сумма предоплаты закончилась, но это пока не кассовый разрыв.

После сдачи заказа клиент оказался недоволен выбором дерева, хотя по фотографиям ему все нравилось. Павел принципиален, ему важна его репутация, так что он решил все переделать. Работа затянулась, наступило время выплаты заработной платы другим сотрудникам, оплаты новой партии дерева — вот это уже кассовый разрыв.

Расходы неожиданно увеличились

Пример: у Васи интернет-магазин медицинских холодильников. Он работает с сетью клиник, и ему пришел большой заказ на 500 позиций. Прибыль оказалась очень хорошей. Вася сам вел каналы своих магазинов в социальных сетях, настраивал рекламу. За подписанием бумаг и подготовкой изделий он забыл отслеживать цену клика, а именно в этот период она выросла. В результате компания Васи заплатила за рекламу не 200 000 ₽, как обычно, а 500 000₽. Но деньги на счету все равно остались.

Заказов стало больше, но и расходов тоже. Пришлось расширять команду и увеличивать количество сотрудников. Тем временем траты на рекламу на 300 000 ₽ больше. Количество заказов уменьшилось — все, кто хотели, уже купили холодильники. Приток средств упал. Пришло время расплачиваться с поставщиками, и вдруг деньги закончились.

Вася попал в кассовый разрыв, потому что не учел увеличение расходов и плохо спланировал бюджет.

Списали больше, чем обычно

Мобильный оператор повысил стоимость услуг за месяц без предупреждения — знакомая ситуация? В обычной жизни это не критично — 20−40 рублей сверх привычной цены, конечно, неприятны, но в случае бизнеса эти суммы могут быть гораздо больше.

Пример: у ресторатора Никиты есть помещение в собственности — за аренду он не платит. Друг поставляет продукты для бизнеса с хорошей скидкой. На протяжении года Никита списывает просрочки всего на 60 000₽ — это заложено в бюджете, себе же он оставляет 150 000₽ с прибыли, а повару и официанту — по 100 000₽.

В конце месяца парень выдал зарплату и взял привычную для себя сумму. И вдруг оказалось, что он в минусе на 60 000₽. Чтобы вычислить причину, ему пришлось выдать зарплату в следующем месяце из собственных накоплений, тем временем он искал «крысу».

Оказалось, повар увеличивал количество использованных продуктов вдвое и остаток продавал. Вырученные таким путем деньги складывал себе в карман. Подобный «нелегальный бизнес» он вел уже на протяжении двух месяцев и действовал осторожно, поэтому махинации не сразу были замечены.

Работали с покупателями в отсрочку

Пример: в феврале Наташа организовывала праздник для крупной федеральной сети ресторанов. Она закупила декорации, договорилась об аренде, наняла световика и диджея — вложила свои деньги. По договору она должна получить оплату и компенсацию всех расходов только через 2 месяца. Сейчас же сумма заморожена в дебиторской задолженности. Наталья занималась организацией не одна, у нее есть команда из 5 человек.

Из-за вложений в праздник денег на сотрудников не осталось. Пришлось искать дополнительные источники финансирования, чтобы выплатить зарплату. Наташа не смогла учесть все расходы и распределить средства до выплат.

Работали с поставщиками по предоплате

На этапах открытия бизнеса зачастую нет «свободных» денег на долгосрочные контракты по отсрочке платежа. Это и понятно — компании нужны деньги на развитие, аренду офиса, оплату труда новых сотрудников. Но в то же время отказываться от прибыльного проекта глупо. В результате после закупки всех необходимых расходников и оплаты работы специалистов у предпринимателя нет денег. Личные сбережения тают на глазах, а расходы на бизнес только растут.

Пример: Мария заказала из Китая пылесосы и договорилась об их реализации с закупщиком розничной сети крупных магазинов. Девушка купила партию целиком — поставщик из Китая дал хорошую скидку при условии предоплаты. Мария отправила деньги и указала адрес магазина. Закупщик заплатит ей, когда получит товар на свой склад. По расчетам Маши, пылесосы должны прийти через неделю — приемлемый для нее срок, но таможня задержала доставку на 2 недели. В итоге у нее есть товар, за него точно заплатят, но сейчас девушке нужно внести средства за аренду офиса. Денег нет, так как она перевела их в счет предоплаты.

Не рассчитали расходы на специфический или сезонный бизнес

Особенно часто кассовые разрывы происходят в компаниях с рваным денежным потоком: участники тендеров, поставщики единичных крупных заказов, сезонные компании. Если нет постоянного притока средств, то распределять их, да и в целом планировать расходы сложнее.

Пример: Аркадий занимается арендой батутов в летний период времени. Погода в его городе хорошая уже с 15 мая, поэтому в апреле он арендовал большой батут. В конце мая и начале июня было много клиентов, прибыль тоже оказалась хорошая. В июле были дожди — желающих попрыгать детей гораздо меньше. Но Аркадий знал, что с июня осталась выручка, поэтому не переживал о средствах на аренду и не вел учет.

В конце августа, когда он сдавал батут: оказалось, в дальней части появилась дырка из-за жары. Ремонт нужно оплатить. В итоге на счету Аркадия оказалось -20 000. Самое неприятное, когда эти ситуации происходят одновременно. Это может сильно пошатнуть состояние бизнеса.

8 способов предотвратить кассовый разрыв

Что делать, если ты заметил приближение кассового разрыва или он уже наступил? У тебя есть несколько вариантов решения проблемы.

1. Отодвинуть выплаты

Договориться с партнерами по бизнесу можно практически всегда: позвони поставщикам или арендодателю, попроси отстрочку. Не стоит бояться, ведь ты для них — постоянный клиент, который прежде всегда вносил платежи. Ситуации бывают разные, и люди обычно это понимают. Вполне вероятно, получится найти компромисс.

Также изначально определи, какие траты можно перенести на потом, а какие требуют немедленного внесения платежа. В период нехватки денег старайся платить даже понемногу, но часто. Этим ты вызовешь доверие, покажешь, что не отказываешься от своих обязанностей и помнишь про партнеров.

2. Приблизить поступления средств или собрать долги

Проведи переговоры с клиентами. Возможно, удастся получить деньги раньше, чем было запланировано и обещано.

Второй вариант — спросить долги. Некоторым неприятно это делать, но в экстренных ситуациях приходится идти на это ради спасения бизнеса. Вспомни, кто просрочил выплаты и на сколько. Можно разослать напоминания на почту или позвонить.

3. Раздробить оплаты

Раздробив выплаты поставщикам, ты растянешь срок «кредита», но в то же время облегчишь этот процесс с финансовой точки зрения. Денег на счету компании будет оставаться достаточно.

4. Продать или сдать в аренду оборудование

Если у тебя есть оборудование, которое используется редко или в целом оно пылится в дальнем углу, предоставь его во временное пользование или продай тому, кому оно нужно прямо сейчас. Заранее просчитай как продажу, так и сдачу в аренду. Учти затраты и выгоды, связанные с владением активом, оцени реальный доход для своего бизнеса при сдаче в аренду, риски и потери.

5. Рассчитаться услугами

Возможно, твоя компания делает великолепные расчеты или предоставляет другие необходимые услуги. Предложи контрагенту какую-либо помощь взамен оплаты. Возможно, она ему необходима.

6. Воспользоваться факторингом

Если ты предоставляешь отсрочки, то есть риск зарыть в них свою прибыль: деньги компания заработала, но в итоге у нее убытки. Если из-за этого произошел кассовый разрыв, то выйти на него поможет факторинг.

В факторинге, как правило, участвуют три лица: компания, покупатель и компания-фактор (банк или специальная организация).

Выглядит это так:

1. Компания отгрузила клиенту товар или оказала услугу, теперь он ей должен деньги.
2. Продавец передает акты фактору. Теперь клиент должен не компании, занимающейся отгрузкой, а компании-фактору.
3. Фактор перечисляет 90% от суммы долга клиента компании прямо сейчас.
4. Клиент оплачивает свой долг фактору.
5. Фактор перечисляет оставшуюся сумму за вычетом своей комиссии.

Проще говоря, ты продаешь дебиторку и получаешь практически всю сумму.

7. Воспользоваться овердрафтом

Овердрафт — эта услуга банка, где у тебя уже открыт счет. В зависимости от условий расчетный счет может уходить в минус на установленный лимит. После в погашение долга будут сразу списываться все поступления на счет компании.

Кассовый разрыв на маркетплейсах

У кассового разрыва на торговой онлайн-площадке может быть 3 глобальные причин, которые одинаковы для всех.

Отсутствие управленческого учета и планирования денежных потоков

Прогнозирование и корректировки необходимы. Если не заниматься этим вопросом, очень скоро придется оперативно искать новые способы получения средств.

Пример: селлер-новичок Катя захотела вести бизнес на Вайлдберриз. Решила не тратить бюджет на анализ маркетплейса и товаров, конкурентов и прогнозирование спроса. Доверилась своим ощущениям и остановилась на продаже постельного белья из Китая, но в этой нише были сильные продавцы, занявшие топ выдачи. Из-за отсутствия спроса и планирования уже в первый месяц девушка вышла в минус. Если бы она воспользовалась услугами аналитического сервиса, то не оказалась бы в такой ситуации.

Отсутствие сбора дебиторской задолженности

Для начала продаж на маркетплейсах селлеры иногда берут деньги в рассрочку, чтобы закупить товар и после вернуть всю сумму с первых продаж. Но в череде дел они забывают об этом. Когда приходит оповещение, появляется кассовый разрыв.

Пример: Маша решила развозить продукцию максимально быстро и работать по новой для нее схеме — DBS. Чтобы нанять грузчиков и службу доставки, пришлось взять кредит на полгода. Клиентов стало больше. В связи с этим Маша решила расширить ассортимент и закупить новую партию изделий ручной работы. Через неделю после этого девушке позвонил сотрудник банка и попросил вернуть деньги. Маша забыла о рассрочке, а отложенные деньги уже потратила на новую партию.

При планировании не учитываются внешние факторы

Большая ошибка строить прогнозы на основе какого-то одного месяца. Нужно учитывать всплески спроса, производственный цикл, специфику каждого товара, конкурентов и т. д.

Пример: у Васи были высокие продажи машинного масла в августе, октябре и ноябре. Он решил, что так будет всегда. Но на рынок зашел сильный конкурент, который перетянул большую часть клиентов. В итоге Вася не рассчитал всех своих расходов в связи с неожиданной для него ситуацией и попал в кассовый разрыв.

Мы рассмотрели ситуации, результатом которых может стать кассовый разрыв в компании. Пора подвести итоги:

Как не допустить кассовый разрыв на маркетплейсе

Риск кассового разрыва есть у любого бизнеса. Даже многомиллионные компании с огромным опытом и лучшими в своей области экспертами очень редко, но все же попадают в эту неприятную ситуацию. К счастью, существует профилактика кассового разрыва. Чем больше мер будет приятно, тем ниже риски КР.

Финансовый учет

Главная задача селлера — не допускать рассинхронизации прихода и расхода денежных средств. В особой зоне риска компании с непостоянным заработком. В идеале приток средств должен быть стабильным, но, скажем прямо, идеал недостижим.

Как же вести финансовый учет? По сути надо зафиксировать все денежные потоки. В грубом варианте подойдет даже обычная табличка Excel: просто внеси все денежные поступления и расходы за каждый месяц / квартал / год.

Для финансового учета на маркетплейсе нужно учитывать следующие показатели:

• себестоимость товара;
• цена товара для покупателей;
• рентабельность;
• маржинальность;
• затраты на рекламу;
• комиссии маркетплейса;
• комиссии за хранение товара на складе (при работе по FBO);
• комиссия за перевод средств на счет;
• расходы на аренду офиса, склада, коммунальные услуги.

Обязательно учитывай форс-мажорные ситуации и потенциальные изменения — сезонный спрос, появление новых конкурентов и т. д.

Будет гораздо удобнее, если в сервисе, которым ты пользуешься для финансового учета, все данные визуализируются.

Платежный календарь

Его ведут на основе:

• денежных средств, которые должны поступить;
• графика платежей поставщикам, контрагентам, арендодателям и т. д.;
• анализа прошлых периодов.

Сбором всех этих данных в больших компаниях занимается бухгалтерия.

Планировать поступления лучше по пессимистическому сценарию — предположить, что клиент не заплатит. Продумать решение этой проблемы заранее в разы лучше, чем попасть в кассовый разрыв.

После смены тарифов в MPSTATS модуль «Финансы» можно приобрести бесплатно, если оплатишь хотя бы один другой инструмент. В нем есть возможность интеграции с банками и маркетплейсом, чтобы автоматически собирать все данные о движении денежных средств.

Расчет ключевых финансовых показателей бизнеса в системе также выполняются автоматически. (Подробно о модульной подписке рассказали здесь).

Подключение ЭДО

Электронная подпись имеет такую же юридическую силу, как и обычная. С ее помощью в ЭДО можно подписывать договоры, акты, накладные, — на это уходит 2 минуты. Средства точно не потеряются и выплаты не отложатся на следующий месяц.

Обязательно нужно обговорить использование ЭДО с контрагентом, так как система зачастую требует двусторонней связи. То есть программа должна быть установлена не только у отправителя, но и у получателя.

Создание финансовой подушки

У каждого бизнеса могут быть моменты, когда прибыли меньше или ее нет вовсе — эпидемия коронавируса это доказала. План «Б» необходим. В данном случае — это финансовая подушка, из которой можно занять сумму на время.

Сумма, которую нужно накопить, зависит от регулярных расходов бизнеса — зарплата работникам или аренда склада. Полученную цифру нужно умножить на количество месяцев, в которые выручка будет близка к нулевой. С помощью платежного календаря посчитай, сколько можешь откладывать от поступлений раз в неделю

Контроль дебиторской задолженности

В работе с дебиторской задолженностью нужно:

1. Проверять деловую репутацию и финансовое состояние партнера на момент подписания им договора об отсрочке платежа.
2. Заранее установи лимиты дебиторской задолженности.
3. Поставь напоминание о платежах.

Все эти пункты реально выполнить. Они позволят предотвратить многие проблемы, дальнейшие кредиты и неприятные разговоры.

Заключение

Подведем итоги: универсальный совет для предпринимателей — прогнозируй каждый шаг и учитывай расходы. Обезопасить средства помогут накопления, поэтому закладывай бюджет на случай неожиданных неприятностей.

Но и главное — не паникуй. Кассовый разрыв случается даже у многомиллионных компаний. Если оперативно заняться проблемой, бизнес продолжит успешное существование.