Как взять под контроль денежные потоки

Денежные средства — актив компании, который необходимо регулярно контролировать. Как это делать без лишних временных затрат и без риска что-то упустить? Экспертизой поделилась Майя Кыйгасова, финансовый директор компании «Нескучные финансы».

Есть простой и понятный инструмент, который поможет навести порядок в деньгах. Поговорим о ДДС — отчете, который покажет:

• сколько поступает и сколько тратится денег;
• на что тратятся деньги и хватает ли их;
• остатки на счетах и в кассе.

Что такое ДДС?

Как и любой другой инструмент, ДДС требует правильного обращения и пошагового плана действий по его внедрению.

1. Составить список статей расходов и доходов;
2. Сгруппировать статьи;
3. Разделить потоки по видам деятельности;
4. Собрать все кошельки в одном месте;
5. Назначить ответственных;
6. Регулярно вести и анализировать отчет.

Теперь расскажем подробнее о каждом шаге и дадим ссылку на бесплатный шаблон ДДС.

Как собрать отчет о движении денежных средств (ДДС)

Составляем список статей

Выписываем все статьи поступлений и выбытий денежных средств. Пусть отлежится день-другой, может быть, вспомнишь дополнительные важные статьи. Постарайся сделать список как можно более полным. Это убережет от ситуации, когда ты каждый месяц вносишь новые статьи и не можешь приступить к анализу в динамике. Например, случается так. Селлер пытается понять, почему в июне потратил больше, чем в мае, но не получается — статьи не совпадают.

Группируем статьи и делим направления

В большом перечне статей легко запутаться, работать с ним неудобно, поэтому ищем и объединяем статьи по смыслу.

Например: аренду склада, коммунальные платежи за склад, вывоз мусора со склада, обслуживание лифтов на складе можно сгруппировать в направление «Содержание склада». Аналогично поступаем и с другими статьями.

По итогу у тебя получится укрупненный перечень статей поступлений и выбытий, который можно применить к каждому направлению.

Распределяем потоки по трем видам деятельности

Денежные потоки распределяем по трем видам деятельности: операционная, финансовая, инвестиционная.

Операционная. Это деятельность, ради которой создавали компанию. Рассмотрим на примерах:

• селлер получил платеж за реализованный товар — это поступления по операционной деятельности, статья «Поступление от Озон»;
• компания выплатила заработную плату работникам склада — это выбытие по операционной деятельности, статья «ЗП работников склада».

Финансовая. Это деятельность по привлечению и погашению кредитов, займов, выплате дивидендов.

Инвестиционная. Эту деятельность компания осуществляет, когда приобретает или продает основные средства: земельный участок, здание, оборудование, мебель.

Разделив денежные потоки по видам деятельности, ты сможешь понять, какой вид деятельности приносит поступления.

Собираем кошельки в одном месте

При работе с финансами компании ты используешь несколько расчетных счетов, личные карты, наличные. В такой ситуации запутаться легко, а вот свести все вместе — трудно. В ДДС можно собрать всю информацию о финансах бизнеса. Это поможет контролировать денежные потоки по всем кошелькам.

Назначаем ответственных

Если бизнес развивается и денежных операций мало, заполнять отчет можно самостоятельно. Когда операций много и процесс внесения данных становится длительным и трудоемким — назначаем ответственного. Это может быть твой помощник или финансовый менеджер.

Ответственный сотрудник отвечает за регулярность, полноту и достоверность данных в ДДС.

Регулярное внесение данных

Все предыдущие шаги были подготовкой. Теперь предстоит регулярная и систематическая работа по внесению информации в отчет, проверка достоверности данных.

На этом этапе важно соблюдать три правила:

• деньги в кошельке должны сходиться с реальными остатками на счетах и в кассе;
• не смешивай личные расходы и траты компании;
• при распределении по статьям и направлениям четко следуй справочникам статей и направлений.

Держать бизнес под контролем непросто. Предпринимателям приходится одновременно фокусироваться сразу на нескольких важных аспектах: движение финансов, операционные процессы, команда и т. д. Чтобы оптимизировать всю эту работу, требуется время. Если такого ресурса пока нет, можешь обратиться к профессионалам. И это будет выгодно, ведь на витрине MPSTATS действует специальное предложение: скидка 20% на услуги по контролю бизнеса и финансов от компании «Нескучные финансы».

Заключение

Пошагово объяснили, как взять под контроль денежные потоки компании с помощью ДДС. Он покажет, сколько поступает и куда, сколько тратиться, какие остатки на счетах компании.

Вести учет можно в гугл-таблицах (бесплатный шаблон ДДС), в таких сервисах учета, как Финтабло, Финансист, КУБ 24. Также эта функция есть в Финансовом модуле сервиса MPSTATS.

На такие важные вопросы ответим в следующий раз:

• Как рассчитать, сколько заработали и на чем теряем деньги?
• Как рассчитать, сколько должна моя компания и сколько должны мне?
• Чем я владею как собственник, каков размер запасов и где они?