Инструмент «Принятое решение»

Представь, как было бы хорошо, если бы сотрудники приходили к тебе не с проблемами, а с решениями. На тебя не перекладывают ответственность, не дергают несколько раз по одному и тому же вопросу, будь то заполнение карточек или работа на складе. Команда самостоятельно предлагает вариант действий в случае затруднений, а с тобой его только согласовывают.

Реализовать эту идиллию вполне возможно. Компания РУС Квант поделилась с нами одним из инструментов управления бизнесом — регламент «Принятое решение». О нем и расскажем в этой статье.

Что такое регламент «Принятое решение»

Допустим, сотруднику нужно отпроситься с работы. Как он поступает? Приходит к руководителю с этим вопросом и вообще не думает, кто будет выполнять его обязанности во время отсутствия. Перекладывает это на плечи руководителя.

Или еще пример: сотрудник заинтересовался обучением по запуску внутренней рекламы на Wildberries и пришел просить его туда отправить. При этом владельцу приходится задавать много уточняющих вопросов для принятия решения:

• В каком формате обучение?
• Кто ведет?
• Сколько стоит?
• А какие результаты принесешь?

И много других. На это тратится время и внимание, но ведь сотрудник сам мог предложить решение и только согласовать его.

Суть инструмента «Принятое решение» проста: если возникает вопрос, который нужно решить, или ситуация, которую нужно исправить, то сотрудник отправляет руководителю форму «Принятое решение». В нем 3 поля: ситуация, данные, предлагаемое решение.

Как пользоваться инструментом

1. Ситуация.

Это описание ситуации, которая произошла. Чем точнее сотрудник укажет суть ситуации, тем проще будет руководителю одобрить или отклонить решение.

2. Данные.

Здесь указываются данные, которые помогут вам понять, на основании чего сотрудник принял то или иное решение.

3. Предлагаемое решение.

Решение, которое принимает сотрудник для устранения проблемы.

Внедрить этот инструмент очень легко: достаточно просто создать любой документ или Google-форму с 3 полями и призвать сотрудников в случае возникновения вопросов приходить с уже заполненным документом. Останется только изучить его и либо согласовать, либо отказать с указанием причины.

Примеры принятых решений

Рассмотрим на примерах, как может выглядеть заполненный документ «Принятое решение»:

Заключение

Результаты внедрения инструмента «Принятое решение»:

1. Делегирование обязанностей. Например, сотрудник склада видит, что какой-то товар закончился. Он заполняет адресованный вам регламент и в строчке «Решение» пишет: «сообщить менеджеру по закупкам, что товар закончился». Он понимает, что можно напрямую написать менеджеру по закупкам, и снимает эту обязанность с руководителя.
2. Освобождается время и внимание. Руководителю не придется тратить время на то, чтобы продумать решение.
3. Команда развивается. Каждое принятое решение делает сотрудника более ответственным, инициативным и самостоятельным. Это двигает компанию вперед.