5 вредных привычек предпринимателей, которые приводят к хаосу в бизнес-процессах

В исследовании Высшей школы экономики пишут, что собственник работает по 12 часов в день, забывает про праздники и выходные и зарабатывает всего на 60% больше, чем сотрудники с налаженным work-life balance. Причина — беспорядок в бизнес-процессах, вечно горящие задачи и отсутствие рабочей структуры.

В статье рассказываем, какие вредные привычки предпринимателей приводят к хаосу и как от них избавиться 🧘 Наш эксперт — Миран Зинедин из «КВАНТ», платформы для автоматизированного управления бизнесом.

Привычка № 1. Отвечать за все задачи

Не делегировать и брать все на себя — уверенный шаг к седым волосам. Многие предприниматели считают: «Если хочешь сделать что-то хорошо, сделай это сам». Отсюда большое количество чужих задач, трата ресурса и нервов.

Немного страшных цифр по данным «Работа.ру»: 72% предпринимателей контролируют продуктивность сотрудников. Это приводит к перегрузу собственников и демотивирует обычных людей, так как они чувствуют, что им не доверяют.

К чему приводит такой подход ⤵️

• Многие задачи не выполняются и теряются. Один человек физически не может успеть все (даже с переработками).
• Большое количество ошибок. Например, предприниматель самостоятельно ведет бухгалтерию, хотя не имеет профессиональных знаний в этой сфере.
• Собственник тратит более 40% времени впустую на проверку задач, с которыми сотрудники и так отлично справляются.

Лайфхаки, как наладить делегирование:

1. Выписать все свои обязанности и подумать, кому их можно перепоручить. Если у тебя есть бухгалтера, передай все подходящие задачи именно ему.
2. Разгрузить сотрудников. Не бойся нанимать новых людей, если видишь, что с нагрузкой уже не справляются. Повышенная эффективность окупит эти затраты в 2 раза и более.
3. Доверять людям. Если сотрудник справляется со своими задачами — смело передавай ему бразды правления. Не бери на себя его ответственность.

Смотри реальный пример.

Олег Накариков продает товары на маркетплейсах и ежедневно проводит по 12 часов на складе. В сумме рабочий день предпринимателя — 18 часов. С таким графиком сложно найти время на жену, сына и хобби. Про отдых вообще молчим.

После разбора ошибок и привычек он нанимае тнового сотрудника: он принимает товары и направляет собственнику все ключевые данные. Олег теперь не бывает на складе и работает всего 1 час в день. При этом бизнес не просто не просел, а пошел в гору.

Чтобы контролировать выполнение плана, бизнесмен использовал систему наших партнеров. На дашборде — все задачи, их сроки и ответственные. Можно легко проверить, выполнил ли сотрудник задачу или нет.

Привычка № 2. Штрафовать за ошибки

Кажется, все логично: сотрудник боится потерять деньги, поэтому не опаздывает и улучшает свою эффективность до максимума. По данным НСК 74% руководителей используют штрафы. Но не все так просто. Такая система демотивирует, а в итоге компания перестает расти.

Почему этот метод управления плохой ❌

• Люди до последнего скрывают свои ошибки, чтобы избежать наказания.

Например, сотрудник принял товар от поставщика без проверки его качества. По итогу оказалось, что большая часть товара была с браком / имела нетоварный вид. Сотрудник испугался, что ему придется платить штраф, и не сообщил руководителю о проблеме. Это привело к негативным отзывам, срочным возвратам и попытке оперативно заменить продукт.

• Сотрудники боятся предлагать новые идеи.

У человека есть мысли, как автоматизировать и ускорить бизнес-процессы. Но он не станет этого делать — отсутствует мотивация и желание помочь компании.

Советы, как это исправить:

1. Внедрить в компанию позитивные способы мотивации.

Вместо того, чтобы штрафовать сотрудников за невыполненный план продаж, подумай, сколько ты готов заплатить людям за его превышение. Разработай систему премий. Работники будут понимать, что сами влияют на свой уровень дохода, станут более инициативными и мотивированными.

2. Добавить несколько нематериальных способов мотивации.

Например, дополнительные дни отпуска. Чтобы получить награду, сотрудники готовы достигать лучших результатов.

Пример из практики. Манвел Абраамян ввел систему штрафов. В копилку виновный клал 100 рублей, если не выполнял задачу или забывал про нее. Конечно, это вызвало шквал негодования.

В процессе систематизации бизнеса нашлось решение: специальный диспетчер напоминал сотрудникам о забытых задачах. Спустя время рабочий процесс наладился, а потребность в штрафах просто отпала.

Компания выросла в 4 раза, а работы стало в 5 раз меньше. Предприниматель даже подметил, что по инерции приходил на работу, но не находил, чем заняться.

Привычка № 3. Неправильно назначать ответственных за задачи

В исследовании СберУниверситета 28% конфликтов на рабочем месте возникают из-за плохого понимания устройства корпоративных систем. Сотрудники не знают зоны своей ответственности, считают, что выполняют чужую работу, и даже самую маленькую задачу пытаются скинуть на коллегу.

Триггеры, которые рушат систему ⬇️

• Важные задачи не выполняются. Менеджер Петя думает, что ответить клиенту должен Сергей. А Сергей считает, что это не его обязанность. В результате клиент утерян, а компания несет убытки.

• Те задачи, которые можно было спокойно выполнить, приходится делать в спешке и «абы как». Например, в компании не обговорили, кто из дизайнеров делает карточки для маркетплейса. Дедлайн на носу, приходится выкручиваться, ставить на паузу другие задачи и быстро «рисовать» что-то на коленке. Ты уже знаешь, какой результат.

• Много времени тратится на поиск «виноватых». Часы уходят на выяснение отношений, а бизнес-процессы тормозятся.

Как спасти ситуацию:

1. Выписать все функции и распределить их по сотрудникам.

Планировать и структурировать задачи легче в специальных сервисах. Один из них как раз предоставляет КВАНТ. Просто добавь все задания, поставь ответственного за их выполнение и отслеживай рабочий процесс. Здесь о том, как все работает и кому подойдет такой формат.

Так как эта платформа является партером MPSTATS, для всех наших пользователей действует специальное предложение 🎁

2. Никогда не назначать двух ответственных за одну задачу.

Результат такой же, как если вообще не поставить ни одного главного. Сотрудники будут надеяться друг на друга, а в случае ошибки обвинять коллегу. Если над проектом работают несколько людей, должен быть единственный сотрудник, который все контролирует.

Показательная история. Забавный (и отчасти печальный) случай произошел у предпринимателя Вячеслава Кузина. У него была настоящая «война» за обеспечение офиса водой. Никто не хотел этим заниматься, поэтому задачу сотрудники перекидывали друг на друга в чате.

Доброволец нашелся, но ничего не сделал. А офис остался без воды на целых полтора месяца. Миссия — позвонить и заказать бутыли — была провалена. Ситуацию спасла организационно-функциональная схема: теперь за выполнение каждого задания был ответственный.

У сотрудников был четкий список обязанностей, что позволило Вячеславу уехать в Северную Корею без связи и интернета и не разрушить бизнес. Просто теперь нельзя было обвинить коллегу и не выполнить задачу.

Привычка № 4. Держаться за ключевых сотрудников

Звучит неоднозначно: как профессионалы могут устроить хаос в компании? Однако есть разница между просто компетентными сотрудниками и ключевыми людьми, на которых держится весь бизнес. Наличие таких сотрудников в моменте — плюс, но в долгосрочной перспективе вредит компании.

Почему так не стоит делать:

• Ключевые люди заболевают, уходят на пенсию / в декрет и (ужас) увольняются.

Когда это происходит, бизнес-процессы останавливаются. Другие сотрудники не знают, что им делать, или не могут временно заменить ушедшего человека. Все это ложится на предпринимателя, которому срочно надо вникнуть во все процессы.

• За важные обязанности отвечает всего один человек.

Иногда на позицию ключевого сотрудника необходимо нанять трех человек. И так будет лучше: после увольнения одного человека нагрузка распределится равномерно между людьми «в теме». Это спасет команду от перегруза, выгорания и желания уйти в закат.

Полезные советы, как этого не допустить:

1. Прописать регламенты.

Когда есть пошаговая инструкция и регламент, как выполнять ту или иную задачу, легко обучать новых сотрудников.

2. Вовремя нанимать новых людей.

Если компания активно растет, проанализируй, хватит ли ресурса работников на дополнительные поручения. Если нет, смело расширяй штат.

Например, Илья Новоселов постоянно думал о том, что если уйдет важный сотрудник — это катастрофа. Тогда он решил действовать: попросил сотрудников составить регламенты по своим задачам. Теперь обучать новых людей в компании стало намного легче.

Это примеры регламентов из сервиса КВАНТ:

Привычка № 5. Мотивировать сотрудников только деньгами

Многие предприниматели считают, что если они платят выше рынка, то сотрудники будут держаться за работу и никуда не уйдут. Это не так: высокая заработная плата — это отлично, но если люди работают только из-за нее, то их легко «перекупят» конкуренты.

Хаос возникает, потому что людей ничего не держит в компании. Сотрудники устают и выгорают, что приводит к увольнению.

Как избавится от этой привычки:

1. Прописать идеологию компании.

Если сотрудники видят смысл в своих задачах и понимают свою ценность и продукта — они становятся более эффективными и заинтересованными.

2. Сформулировать цель компании.

Иногда работникам непонятно, что им нужно добиться в работе: оптимизировать расходы, продавать больше товара или участвовать в открытии новых филиалов. Это плохо влияет на мотивацию и продуктивность. А наличие конкретной цели всегда положительно влияет на коллектив.

Ситуация: Вячеслав Кузин не сформировал идеологию в компании. У сотрудников не было внутренней мотивации, они постоянно опаздывали на работу и не старались улучшить показатели.

После того, как предпринимать описал идеологию и рассказал об этом, отношение к делу поменялось у всех.

Итоги

Побороть вредные привычки сложно, но возможно. Повезло, что сейчас в этом помогают трекеры задач и прочие системы — с ними выполнять планы и отслеживать все процессы компании стало проще.

Желаем найти свой баланс между контролем и делегированием 💚 До новых встреч!