ЭДО для маркетплейсов OZON и Wildberries

Любые торговые отношения, в том числе на маркетплейсах, порождают поток документации. Акты, чеки, договоры — все это подлежит согласованию и подписанию. Эти процессы можно проводить как через бумажный, так и через электронный формат. Последний сейчас становится неотъемлемой частью работы на маркетплейсах.

В статье разберем:

• что такое электронный документооборот и для чего он нужен;
• преимущества и недостатки ЭДО для маркетплейсов;
• пошаговый алгоритм его подключения на OZON и Wildberries.

Что такое ЭДО, зачем он нужен

Основное отличное от бумажного формата в том, что документы подписываются электронной подписью (КЭП). Она имеет тот же юридический вес, что и рукописная. Получить КЭП можно в налоговой или любом другом аккредитованном центре.

В то время как привычный нам документооборот занимает до 10−14 дней, ЭДО отнимает не больше 10 минут твоего времени. Именно с целью ускорения работы с маркетплейсами и вводится электронный документооборот.

Преимущества ЭДО для маркетплейсов

Многие торговые площадки стремятся перевести весь документооборот в электронный формат. Это обусловлено рядом преимуществ:

• Высокая скорость. Обмен документами строго регламентирован и не занимает более 10 минут. И селлер, и маркетплейс могут быть уверены в быстрой передаче документов.
• Сокращение расходов. Электронный документооборот позволяет не тратить средства на бумажную печать и услуги почты.
• Надежность в хранении. Документы будут в целостности на протяжении всей работы с оператором: они не теряются и не портятся.
• Автоматизация процессов. Система электронного обмена контролирует правильность заполнения всех документов, следит за сроками действия КЭП и дает готовые шаблоны документов. Это значительно упрощает процесс документооборота и сокращает риск ошибок.
• Расширение возможностей сотрудничества. Благодаря подключению к электронному документообороту появляется возможность сотрудничества с организациями, которые полностью перешли на электронный обмен и не готовы возвращаться к бумажному формату.
• Безопасность обмена документацией. Передача всех данных защищена шифрованием, что предотвращает утечку информации.

Недостатки и сложности

Несмотря на все плюсы в использовании электронного документооборота, существует ряд сложностей, с которыми ты можешь столкнуться:

• Время на адаптацию. Необходимо время на перенос всех существующих документов в электронный формат и адаптацию к новому формату работы.
• Первоначальные траты. Любая система ЭДО требует вложений для подключения. Но в перспективе это даст свои плоды в сокращении расходов на другие категории (бумага, печать, почта, хранение и т. д.).
• Коммуникация с контрагентами. Не все партнеры готовы уйти с бумажного обмена документацией, поэтому электронный документооборот с ними невозможен. В такой ситуации придется работать с двумя каналами — бумажным и электронным. С годами такие случаи будут сокращаться, так как все больше организаций внедряют электронный оборот.

Как выбрать оператора ЭДО

Количество операторов с каждым годом только увеличивается. Поэтому встает вопрос, какой ЭДО лучше выбрать для маркетплейсов. На сайте ФНС России есть реестр всех провайдеров. Здесь мы можем проанализировать каждый из них.

В ходе отбора оператора стоит обращать внимание на такие критерии:

• надежность — оператор имеет высокий рейтинг, большое количество абонентов и находится в перечне Федеральной налоговой службы;
• функционал — насколько качественно выстроены процессы подписания, согласования и отправки документов;
• удобный интерфейс — легкость и доступность сервиса поможет быстрее выстроить новый формат работы;
• безопасность — защищены ли каналы связи для передачи данных;
• взаимодействие с маркетплейсами —узнай, с какими ЭДО работают маркетплейсы (от этого сотрудничества во многом зависит скорость обмена документами);
• эффективность службы технической поддержки — насколько быстро и качественно они работают в случае неполадок;
• процент роуминга — ​​узнай число провайдеров, с которым поддерживается роуминг.

Например, ты используешь «Контур. Диадок», а твой партнер работает через оператора «СБИС». Чтобы осуществить документооборот, необходимо подключить роуминг между вашими провайдерами. Это можно сделать в личном кабинете оператора. Стоимость настройки роуминга отличается у каждого провайдера, поэтому ее лучше уточнять заранее.

Как подключить ЭДО для маркетплейсов

Несмотря на различия между операторами, алгоритм подключения примерно одинаковый.

1. Определиться с оператором электронного документооборота.
2. Получить квалифицированную электронную подпись (КЭП).
3. Через личный кабинет оператора отправить приглашение маркетплейсу.
4. Получить одобрение от него.
5. Далее платформа отобразится в разделе «контрагенты».

После этого отправка электронных документов между вами станет возможной. Учти, что у каждого маркетплейса свои особенности работы с каждым оператором. Тонкости в электронном обороте для Wildberries и OZON мы разберем чуть позже.

Способы перехода к ЭДО

Есть два способа перехода на электронный документооборот — прямой и через оператора ЭДО.

Прямой обмен

Этот способ не предусматривает участие операторов и других посредников. Весь процесс осуществляется напрямую с контрагентом, а каналом передачи выступает электронная почта или другой сервис. Для подписания документов потребуется лишь простая электронная подпись. Она, как правило, работает через подтверждение кода из смс-сообщения.

Такой способ кажется намного проще, чем использование операторов. Но важно понимать, что все процессы настройки и контроля документации необходимо выстраивать самостоятельно. Так, при прямом обмене важно:

• следить за форматами электронных документов по правилам ФНС;
• заключать договоры с партнерами об использовании электронного документооборота;
• поддерживать благоприятные технические условия для обмена документацией;
• следить за безопасностью документооборота.

К тому же, прямой обмен документами создает некоторые ограничения, например, по подписанию счета-фактуры.

При подписании счета-фактуры потребуется КЭП. Простой электронной подписи, которая используется в прямом документообороте, будет недостаточно. Поэтому обмениваться таким типом документов необходимо через оператора. В этом процессе он проверяет подлинность КЭП и контролирует даты отправки и получения документов.

При отсутствии подобных ограничений прямой передача документов может стать удобным инструментом для тебя.

Обмен через оператора ЭДО

Благодаря работе через операторов электронного документооборота:

• создаются все условия для технического обмена информацией;
• гарантируется безопасность, так как передача данных происходит по защищенным каналам;
• проверяются форматы документов по правилам ФНС России;
• документы хранятся в едином облаке, что предотвращает потерю данных и др.

В случае споров данные от операторов могут стать решающими, так как провайдер выступает независимой стороной. Документы, которые проходят через их систему, являются доказательствами в решении подобных вопросов.

Пошаговый алгоритм настройки ЭДО на маркетплейсах

Многие площадки уже давно перешли на ЭДО. Поэтому появляется необходимость настройки электронного документооборота для работы с маркетплейсами. Разберемся, как это сделать.

Этап 1 — Оформление электронной подписи

Созданием электронной подписи занимаются ФНС России и другие аккредитованные центры. Простой электронной подписи достаточно для передачи документов внутри компании. Для полноценного ведения работы на маркетплейсах лучше оформить квалифицированную электронную подпись (КЭП).

Этап 2 — Анализ условий

Многие маркетплейсы сотрудничают с операторами ЭДО, благодаря чему в системы обмена документами уже включены торговые площадки. Такие связи только ускоряют процессы документооборота и делают взаимодействие более выгодным. Нужно проанализировать условия и выбрать наиболее подходящие для тебя платформы.

Этап 3 — Согласование нюансов

Большинство маркетплейсов уже выстроили определенную модель сотрудничества с продавцами. По этой причине они не всегда готовы менять условия работы под конкретного селлера. Если тебе необходимы определенные форматы документов в отчетности, то стоит позаботиться об этом заранее и обговорить условия с представителем торговой площадки.

Этап 4 — Подключение к оператору ЭДО

После выбора конкретного оператора нужно настроить подключение на его платформе. Обычно сюда входит регистрация на сайте, заполнение всех обязательных данных и выбор тарифа.

В случае сложностей можно оставить заявку на сервисе, после чего с тобой свяжется менеджер и проконсультирует по поводу тарифов. Как правило, представители компании готовы помочь с настройкой ПО и даже с обучением сотрудников по работе с ним.

Этап 5 — Добавление маркетплейса

Теперь необходимо добавить маркетплейс в качестве контрагента. У разных операторов алгоритм подключения может немного отличаться, но в целом это выглядит так:

• вход в личный кабинет оператора;
• поиск нужной торговой площадки в списке контрагентов;
• отправка приглашения маркетплейсу;
• получение одобрения от площадки.

Этап 6 — Проверка передачи данных

Если продавец выполнил все этапы и согласовал все нюансы с маркетплейсом, то проблем с подключением не будет. После поступления первой документации в сервис электронный документооборот будет запущен.

Электронный оборот для OZON

Взаимодействие OZON со своими продавцами отличается особой лояльностью. Торговая площадка стремится создать максимально удобные условия для осуществления бизнес-процессов, в том числе для обмена документацией.

Особенности работы на OZON без ЭДО и с ЭДО

Документооборот на OZON может быть как в электронном виде, так и в бумажном. Все зависит от способа хранения товара. Если у тебя есть собственный склад, где ты хранишь товары, то подключать электронный документооборот необязательно. Но если в работе ты задействуешь склады OZON, то без этого не обойтись.

Также обязательное подключение обусловлено категорией товара. Электронный обмен документами необходим, если ты продаешь/реализуешь товары, которые:

• являются ювелирными изделиями;
• подлежат ветеринарной сертификации в системе «Меркурий». Сюда относят такие товары: мясо, колбасы, рыба, морепродукты, яйца, мед, молочные продукты, консервы и др.;
• подлежат маркировке в системе «Честный знак». В эту категорию входят такие товары: одежда, обувь, фотокамеры, духи, шины и т. д.;
• отгружаются на склад «Хоругвино» (негабарит), распределительные центры и дарксторы.

Организация электронного документооборота

Важный момент — узнать, с какими ЭДО работают маркетплейсы. В нашем случае OZON сотрудничает с операторами Контур.Диадок и СберКорус (Сфера.Курьер). При работе только с Озон удобнее всего подключиться именно к этим операторам. Так между продавцом и маркетплейсом будет меньше посредников, благодаря чему скорость передачи документов будет выше.

Как подключиться к оператору на примере Контур. Диадок:

1. На сайте оператора Контур.Диадок нажать на кнопку «подключиться».
2. Заполнить форму.
3. После подтверждения подписать договор.
4. Выбрать нужный тариф и провести оплату.
5. Когда ЛК на сайте создан, нужно перейти в раздел «Контрагенты».
6. В разделе «Поиск и приглашение контрагентов» вписать название торговой площадки — ООО «Интернет решения».
7. Отправить приглашение OZON.

По времени весь процесс обычно занимает от 1 до 5 рабочих дней. После одобрения торговая площадка будет отображена в разделе «Ваши контрагенты». И тогда уже можно проводить электронный обмен документами.

В случае работы с другим провайдером необходимо настроить роуминг между твоим оператором и Контур. Диадок/СберКорус (Сфера.Курьер).

Как настроить роуминг:

1. Связаться с представителем твоего оператора и запросить настройку роуминга с OZON;
2. Узнать условия настройки, так как роуминг у разных провайдеров может быть платным;
3. Указать реквизиты OZON — ООО «Интернет решения».

Как правило, подключение занимает от 5 до 10 рабочих дней. После всех настроек между твоим оператором и Контур. Диадок/СберКорус (Сфера.Курьер) будет подключен роуминг. Благодаря ему можно будет проводить обмен документацией с OZON.

Электронный оборот для Wildberries

Раньше передача документации на Wildberries проходила только в электронном виде. С 2020 года эти условия изменились, и ряд продавцов теперь осуществляют процессы по упрощенному алгоритму.

Особенности ЭДО для Wildberries

На Wildberries существует три способа обмена документами:

1. Через бумажные носители. Обычно такой способ используют при первичной поставке на склад маркетплейса.
2. Через личный кабинет продавца. На языке Wildberries это называется «упрощенный электронный документооборот». Вся документация проходит электронно, но не через конкретного оператора, а на платформе seller.wildberries.ru.
3. Через систему электронного документооборота. Здесь весь документооборот проходит через посредника — оператора ЭДО.

Первый способ используется крайне редко, да и цель ЭДО для маркетплейсов— максимально уйти от бумажного документооборота. Поэтому основными платформами передачи документов являются сервисы операторов и личный кабинет продавца Wildberries.

По правилам Wildberries по упрощенному ЭДО (через ЛК продавца) могут работать:

• самозанятые;
• представители малого бизнеса, которые не платят НДС.

Подключаться к системе электронного документооборота обязаны:

• средний и крупный бизнес, который работает по общей системе налогообложения и уплачивает НДС;
• продавцы товаров, подлежащих маркировке.

Как подключить ЭДО для Wildberries

Подключение электронного документооборота для Wildberries содержит примерно те же этапы, что для любого другого маркетплейса.

Шаг 1 — Регистрация в ЛК продавца Wildberries

Необходимо будет заполнить персональные данные и оформить профиль продавца на сайте.

Шаг 2 — Получение квалифицированной электронной подписи

Это можно сделать через службы ФНС России и другие аккредитованные центры.

Шаг 3 — Выбор оператора

Всегда важно узнавать, с какими ЭДО работают маркетплейсы. Wildberries работает с Контур.Диадок и Тензор. Без роуминга передача документов возможна только через эти сервисы. Если ты уже работаешь с другим оператором, тебе нужно будет настроить роуминг между твоим провайдером и Контур. Диадок/Тензор.

Шаг 4 — Добавление маркетплейса

Теперь необходимо добавить Wildberries в качестве контрагента. Как это сделать:

• войти в ЛК оператора;
• в списке контрагентов найти Wildberries — ООО «Вайлдберриз»;
• выслать приглашение маркетплейсу;
• получить одобрение от площадки.

Когда Wildberries подтвердит заявку, ты сможешь обмениваться документами в электронном виде.

Заключение

Надеемся, теперь электронный документооборот тебе не кажется чем-то сложным и запутанным. Это вполне понятный и полезный инструмент, который может значительно автоматизировать работу с маркетплейсами.

Главное — тщательно проанализировать условия работы операторов и выбрать наиболее выгодный для тебя. Уверены, электронный документооборот станет отличным помощником. Удачи 🚀