ЭДО на маркетплейсах

Владелец успешного магазина постоянно ищет пути развития и способы облегчения рутинных процессов. Один из них — перевод бумажного документооборота в электронный. Казалось бы, зачем, если продажи и без этого идут? Вспомни фильмы, где показывается жизнь больших корпораций — у каждой в подвале есть огромный «бункер» с документами. Только представь: составленные на бумаге договоры нужно подписывать в нескольких экземплярах, а после хранить. Если через 5−10 лет потребуется информация по прошлым контрактам, документацию придется поднимать из архива. А если пожар или другое ЧП? Все данные канут в бездну. Не говоря уже о том, что не каждая компания может позволить себе выделить целый подвал под документы.

В статье расскажем подробности перехода на ЭДО с пошаговым процессом и рассмотрим существующие варианты для подключения электронного документооборота.

Что такое электронный документооборот (ЭДО)

В любом бизнесе есть документооборот. Это квитанций, бланки, накладные, ведомости… Перечислять можно очень долго да и вряд ли получится сказать о всех, ведь в зависимости от предприятия документов может быть чуть больше или меньше. Любая организация, вне зависимости от того, работает она онлайн или офлайн, обязана сохранять все документы.

При работе с маркетплейсами работает аналогичное правило — хранить, подписывать, любить и лелеять официальные «бумажки» придется. Поэтому для многих бумажный документооборот является синонимом трудностей, траты времени и ценных квадратных метров, а также проблем.

Система электронного документооборота ― это альтернативный способ составления, обработки и хранения документации в цифровом виде с передачей по защищенным каналам. В основном используется формат xml, утвержденный ФНС России. Файлы подписываются цифровой подписью и имеют ту же юридическую силу, что и бумажные варианты. Для работы с маркетплейсами предпочтительнее ЭДО «Контур.Диадок» и «Сфера».

Например, вот лишь некоторые из многих преимущества системы электронного документооборота «Диадок».

• Участникам необязательно ждать, когда курьер доставит бумажный вариант, ведь все можно подписать в режиме онлайн.
• В случае наличия доработок другие пользователи могут мгновенно получать их, участвовать в согласовании, подписывать или возвращать обратно на внесение корректировок. Через окно программы видно, у кого в обработке находится файл в настоящее время.
• После отправки через «Диадок» документы не нужно распечатывать и «довысылать» на бумаге.
• Электронные документы можно представить по требованию налоговой инспекции или в суде.
• Сокращение издержек на бумагу, печать, доставку и хранение до 80%.

Сложности и преимущества ЭДО при торговле на маркетплейсах

Многих предпринимателей к использованию ЭДО подтолкнула пандемия и скачок цен в первой половине 2022 года. Но часть руководителей до сих пор с особой осторожностью и недоверием относятся к «Диадок» и «Сфере» — системам электронного документооборота, которые одобряют популярные маркетплейсы: AliExpress, Ozon, Wildberries, Lamoda, «Беру».

Сложности при внедрении ЭДО

Для начала разберемся, что же останавливает селлеров в подключени ЭДО.

1. Необходимость первоначальных инвестиций. Для подключения системы электронного документооборота требуются финансовые вложения. Нужно быть готовым к тому, что окупится эта сумма не сразу, но это произойдет, так как тебе больше не придется тратиться на бумагу, доставку и так далее.
2. Риск потери информации. Многие с опасением относятся к краже информации. Если потеряется на просторе интернета чек на покупку канцелярии на несколько тысяч — это не так страшно, но если через год выяснится, что пропал многомиллионный договор на покупку участка — паники не избежать.
3. Сложность взаимодействия с партнерами, которые еще не перешли на ЭДО. Одно из главных правил для участников сделки — ЭДО должен быть подключен у обеих сторон. Можно привести аналогию с Iphone: нельзя по блютус перекинуть фотографии с Iphone на Nokia. То же правило работает и с электронным документооборотом.
4. Необходимость переноса уже существующих документов в электронный вид. Процесс может занять как неделю-месяц, так и полгода-год — все зависит от времени работы магазина на рынке, количества маркетплейсов, наличия-отсутствия офлайн-точек и оперативности работы.
5. Настройка. Подписанные электронные документы приобретают юридическую силу после добавления квалифицированной электронной подписи, которая содержит информацию о владельце. Если использовать сервисы электронной подписи, не входящие в число операторов ЭДО, то такие документы могут и не иметь юридическую силу. Поэтому очень важно выбирать популярные сервисы и проверять их документацию. Проверенные варианты ЭДО — «Контур. Диадок» и «Сфера».

Преимущества

За что же тогда выбирают ЭДО? Преимуществ на самом деле значительно больше недостатков.

1. Скорость. Маркетплейсы присылают документы строго по графику. Селлер всегда может быть уверен, что получит акт выполненных работ или накладные вовремя и увидит их сразу после отправки. Также не нужно тратить время на отправку бумажного варианта почтой.
2. Экономия средств. Конечно, в первое время придется вложиться финансово в систему ЭДО «Контур» или «Сфера», но после она быстро окупится. Как минимум, не нужно будет тратиться на услуги почты или курьеров, ведь не все торговые площадки отправляют документы бесплатно.
3. Безопасность. Электронный архив не сгорит в случае ЧП, документы не потеряются, бумага не пожелтеет и не превратится труху. Передача же самих данных происходит исключительно по защищенным каналам.
4. Оптимизация бизнес-процессов. Электронный документооборот избавляет от необходимости утверждать формы документов, неделями ждать подписи второй стороны.
5. Удобство. Панель управления очень простая. Разобраться с ней сможет даже школьник. Так, например, чтобы найти файл в архиве, достаточно задать критерии поиска по дате создания, теме, автору или другим известным параметрам.
6. Возможность обмениваться документацией непрерывно. Если ты владелец и не был в отпуске уже 3 года из-за того, что некому следить за документами во время твоего отсутствия, то ЭДО в помощь. Неважно на пляже ты в жару +30 или на севере в -40 — можно следить за сделками и продажами, подписывать документы или приостанавливать процессы с компьютера или смартфона прямо в браузере.
7. Сотрудничество со всеми контрагентами. Многие крупные компании уже отказались от бумажного документооборота. Перейдя на ЭДО, ты сможешь расширить количество компаний, с которыми можешь сотрудничать.
8. Автоматизация задач. Помимо мгновенной отправки и электронной подписи, предприниматели с ЭДО получают готовые шаблоны документов, проверку правильности заполнения форм и другие преимущества.
9. Отлаженный процесс. Умная система знает, когда надо запросить подписи одной или двух сторон или напомнить о согласовании документа.
10. Шаблоны закрывающих документов. У популярных операторов ЭДО есть примеры всех документов, которые могут понадобиться в процессе сотрудничества с маркетплейсами.

Способы перехода к ЭДО

Существует несколько способов перехода на электронный документооборот.

Прямой обмен документами

Этот вариант наиболее простой. Он не предусматривает сложных интеграций и помощь посредников. Как правило, документы в этом случае можно подписать в электронном виде простым подтверждением поступившего на телефон сообщения. Такой вариант предусматривает использование в ЭДО простой электронной подписи. Обмен документами совершается на основании соглашения с клиентом/контрагентом.

Один самых популярных сервисов, через который можно наладить прямой документооборот в электронном виде, является Безбумажный офис F.Doc. В общем виде его работа выглядит так. Сотрудник организации формирует документы в учетной системе, например, в 1С, и загружает в F.Doc. Сервис отправляет клиенту смс со ссылкой на документы, и клиент подписывает их прямо в браузере смартфона. Весь процесс занимает буквально пару минут.

Однако главный недостаток данного способа — невозможность контролировать процесс. Всегда есть вероятность, что документ затеряется среди других и получатель пропустит его. Также в случае наличия правок и их согласования придется несколько раз «перегонять» файл туда-обратно. Это достаточно энергозатратно и неудобно.

Установить систему автоматизации бизнеса со встроенным документооборотом

Сделать это просто через оператора ЭДО. К тому же на рынке есть много компаний, которые занимаются установкой. В этом софте можно создавать, обрабатывать документы, мгновенно делать массовую рассылку, согласовывать, видеть изменения в реальном времени — в целом очень удобно. Также немаловажна защита данных. Обмен происходит по защищенным каналам, а не через обычную электронную почту.

По реализации ЭДО может быть внешним и внутренним.

Во внешнем документообороте еще есть недостатки, которые разработчики активно пытаются исправить. По этой причине он не так сильно распространен в РФ. А вот внутренним многие давно уже пользуются, ведь он значительно облегчает контроль сотрудников и все рутинные процессы работы с маркетплейсом.

Как работать с маркетплейсами через ЭДО

Условно вся работа делится на два больших блока: приемка и отправка документов.

В конце каждого месяца маркетплейс отправляет большую кипу документов на проверку и подпись. Если есть ошибки или нужно отправить маркетплейсу другие документы, то ты создаешь их на бумаге и отправляешь торговой площадке по почте. Все это долго, энергозатратно и финансово невыгодно.

С ЭДО весь процесс протекает значительно проще и быстрее. Подписи ставят с помощью ЭЦП — электронной цифровой подписи. Достаточно зайти в сервис, открыть документы, вставить носитель с ЭЦП и написать «Подписать». Все это занимает не больше 10 минут. Аналогичный процесс происходит и со стороны маркетплейса — представители быстро подписывают документы, и ты получаешь их. Не нужно ждать отправки, переживать, вдруг что-то потеряется или не дойдет до получателя, беспокоиться о времени.

Как перейти на ЭДО

1 шаг — Анализ условий

Многие маркетплейсы (Wildberries, Ozon, Яндекс Маркет) уже давно работают с операторами ЭДО. Тебе нужно всего лишь проанализировать условия и выбрать наиболее выгодные для тебя. Зачастую торговые площадки работают с ЭДО «Контур.Диадок» и «Сфера».

2 шаг — Оформление квалифицированной подписи

Для внутренней системы электронного документооборота вполне достаточно незащищенной простой подписи в виде логина и пароля. Войдя под ним в систему, к отправленным или обработанным документам автоматически будут привязываться твои ФИО.

3 шаг — Согласование нюансов

У некоторых торговых онлайн-площадок и предпринимателей бизнес-процессы могут быть построены таким образом, что применить стандартную форму сотрудничества будет весьма проблематично. Например, это может произойти в случае, если для отчетности нужны дополнительные форматы документов. Тогда придется звонить представителям площадки и договариваться о компромиссах. Но, к сожалению, маркетплейсы редко идут навстречу и зачастую не позволяют менять процессы под конкретного продавца.

Поэтому придется или выбрать другую площадку, или соглашаться на имеющиеся условия.

4 шаг — Выбор оператора ЭДО

Добавить оператора, которого нет в списке маркетплейса — практически невыполнимая задача. Сделать это в один клик точно не получится. Если есть возможность выбрать из предложенных операторов, одобренных торговой площадки, то сделай это. Сэкономишь много сил и времени.

Если же у тебя уже есть подписка и она оплачена на год вперед, переход на другой сервис повлечет за собой дополнительные расходы. Но закрыть вопрос по-другому не получится — придется принять условия маркетплейса, чтобы начать работу.

5 шаг — Настройка подключения

Подключиться к оператору ЭДО достаточно быстро и легко. Если аккаунта на платформе еще нет, то нужно его создать — это единственная сложность.

В некоторых маркетплейсах уже реализована интеграция с операторами, тогда нужно будет просто указать почту, на которую зарегистрирована учетная запись

6 шаг — Проверка передачи данных

Если все условия выполнены, остается только дождаться поступления первого документа в сервисе ЭДО. Поздравляем, ты справился и теперь ведешь электронный документооборот!

Заключение

Электронный документооборот значительно облегчит рутинную работу и даст свободу перемещений. Также упростится процесс контактирования с маркетплейсом. Поэтому пробуй, не бойся!